Agente ou Agent de Soutien Administratif Classe I - L'Assomption, Canada - Cégep Régional de Lanaudière

Cégep Régional de Lanaudière

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L'Assomption, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

L'emploi d'agente ou d'agent de soutien administratif, classe I consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes:

- Remplir différents formulaires (inscription, etc.);
- Mettre à jour les guides de procédures pour les nouveaux et anciens étudiants;
- Utiliser le système de gestion pédagogique Clara selon les besoins et les demandes;
- Utiliser et offrir du support en ce qui a trait à l'accès Omnivox;
- Organiser les réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires.

Dans le module « Compte à recevoir »:

- Assumer la responsabilité de la gestion d'une caisse (opérations d'ouverture et de fermeture de caisse);
- Percevoir les paiements des étudiants, saisir les données relatives aux encaissements dans le système compte à recevoir et produire les rapports;
- Procéder à l'annulation et au remboursement des frais;
- Produire des factures rattachées au stationnement, au théâtre et aux autres activités;
- Assurer le suivi des comptes à recevoir auprès des étudiants.

Dossier étudiant:

- Préparer et envoyer les lettres d'admission, de réinscription et autres documents relatifs à l'organisation scolaire;
- Distribuer les formulaires requis selon les besoins des étudiants, les faire compléter et les vérifier;
- Assurer la mise à jour des diverses pièces au dossier de l'étudiant;
- Produire différents documents en regard de la gestion du dossier étudiant;
- Effectuer le classement et la numérisation de divers documents dans les dossiers physiques et numériques des étudiants et superviser l'archivage;
- Numériser les dossiers étudiants;
- Préparer les diplômes à remettre.

Comptoir de service et support aux personnel professionnel du service:

- Assurer l'accueil de la clientèle au comptoir de service;
- Répondre aux interrogations de la clientèle et rediriger, au besoin vers d'autres ressources;
- Produire sur demandes, divers documents officiels : attestations, relevés de notes, lettres, etc.;
- Répondre aux appels des étudiants et gérer la boîte courriel du service;
- Gérer la prise de rendez-vous et tenir à jour l'agenda du personnel professionnel du service ;
- Effectuer des communications par voie téléphonique, des télécopies et du courrier électronique pour le personnel professionnel du service;
- Effectuer le classement des documents produits par le personnel professionnel du service et en assurer le suivi.

Exigences:
Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente,
et
avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Tests requis:
Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau débutant, note de passage établie à 60 %
Test de Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %

Remarques:

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.