Agent(E) de Soutien Administratif Classe Principale - Montréal, Canada - Cégep du Vieux Montréal

Cégep du Vieux Montréal

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Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Titre d'emploi:
- Agent(e) de soutien administratif classe principale- Numéro de référence:
- C Catégorie d'emploi:
- Soutien administratif- Direction:
- Direction générale- Service:
- Centre collégial de soutien à l'intégration de l'Ouest du Québec- Nom du supérieur immédiat:
- Émilie Boulet-Levesque- Entrée en fonction prévue:
- Un cégep ouvert d'esprit-
- Description:
- PRÉSENTATION
- Le CCSI de l'Ouest fait partie intégrante du Cégep du Vieux Montréal et est reconnu pour son expertise en matière de soutien-conseil auprès des collèges qui interviennent auprès des personnes étudiantes en situation de handicap. Il coordonne un ensemble de services aux établissements d'enseignement supérieur, dont le service d'interprétation en langue des signes, le service de sous-titrage en direct ainsi que d'autres services spécialisés et, travaille en étroite collaboration avec le CCSI de l'Est.
- NATURE DU TRAVAIL
- Sous la responsabilité de la direction du CCSI, la personne assure la coordination d'un ensemble de travaux administratifs du CCSI. Elle est affectée à plusieurs tâches spécialisées et complexes et exigeant une certaine expertise et autonomie. Elle entretient des liens étroits avec le service des ressources humaines, le service des finances et le service de l'approvisionnement. Elle est appelée à travailler avec les gestionnaires du CCSI pour l'ensemble des travaux liés à la gestion de la paie du personnel du CCSI de même qu'à la gestion financière et administrative.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Au niveau de la rémunération et de la gestion des banques d'heures du personnel:
- S'occupe de la gestion de la rémunération et des banques d'heures ;
- Forme ses collègues sur les procédures liées aux saisies des heures de travail dans les systèmes de gestion des horaires afin d'assurer un arrimage entre les données et la gestion de la paie ;
- Valide, pour le personnel du CCSI, et conformément aux conditions s'appliquant à chaque catégorie d'emploi, les informations apparaissant sur la réclamation de temps, le cas échéant, les informe sur les options possibles dans certaines situations et effectue les suivis ;
- Effectue les suivis pour l'approbation et les saisies des choix de vacances du personnel dans le respect des règles établies et les fait approuver par les gestionnaires ;
- Pour le personnel du CCSI présentant des situations d'exception (heures occasionnelles, primes de soir, primes d'horaire brisé, temps supplémentaire, tâche d'interprétation excédentaire), détermine le nombre d'heures à rémunérer selon chaque modalité ;
- Reçoit les demandes de renseignement du personnel pour leur rémunération et y donne suite.

Au niveau des comptes payables, des budgets, de la facturation et de l'approvisionnement:
- Collabore à la planification, à la gestion budgétaire et aux processus liés aux imputations et à la reddition de comptes ;
- Complète, valide, compile, enregistre et effectue les suivis pour les dossiers relatifs aux différents contrats dont ceux liés à l'intégration au travail, aux comptes payables, aux budgets et à la facturation des services rendus et ce, selon les ententes convenues et en concordance avec les programmes de subvention ministériels et règles du Cégep du Vieux Montréal ;
- Forme ses collègues sur les procédures en ce qui concerne l'utilisation des systèmes de gestion des horaires et la facturation qui est associée aux différents services ;
- Prépare, soumet et fait les suivis des demandes d'achats aux gestionnaires ainsi qu'aux différents services lorsqu'autorisés par les gestionnaires ;
- Prépare les contrats des personnes ressource et assure le suivi des paiements ;
Au niveau administratif:
- Assure le remplacement de la répartition lorsque requis et ce, en collaboration avec les gestionnaires ;
- Collabore à l'élaboration des procédures, en assure la réalisation et voit à leur actualisation ;
- Assure le suivi des échéanciers du CCSI l'impliquant et effectue les relances requises, tant à l'interne qu'auprès de nos interlocuteurs dans les établissements partenaires ;
- Collabore à la gestion de l'inventaire de l'ensemble des équipements informatiques et technologiques du CCSI et veille aux différentes opérations convenues avec les gestionnaires ;
- Recueille, compile et met en forme des données statistiques des divisions du CCSI ;
- Travaille étroitement avec les équipes et le CCSI de l'Est pour les communications du réseau collégial ;
- Effectue de la saisie d'information et collabore à la gestion documentaire numérique ;
- Peut être appelée à rédiger des notes de service, à gérer l'agenda de la direction ainsi qu'à faire de la révision linguistique de certains documents ;
- Participe à l'organisation de rencontres et d'évènements et voit au soutien logistique requ