Adjoint(E) Administrative/réceptionniste - Joliette, Canada - Milieu d'Intervention et de Thérapie en Agression Sexuelle (MITAS)

Description

Le Milieu d'Intervention et de Thérapie en Agression Sexuelle (MITAS) est un organisme sans but lucratif fondé en 1985 dont la mission est de contrer l'agression sexuelle à l'égard des personnes d'âge mineur en offrant des services de relation d'aide et de thérapie.

Nous sommes à la recherche d'une adjointe administrative, poste clé au sein de notre organisme. Cette personne devra être soucieuse de faire un travail de qualité en faisant preuve de rigueur. Elle devra également mettre le service à la clientèle au centre de ses préoccupations en interagissant avec tact et respect envers tous les usagers du MITAS.

**Sous la responsabilité de la direction générale, la personne choisie devra**:

- Apporter son soutien dans l'organisation des services en ouvrant les dossiers des usagers, planifiant des rendez-vous aux agendas, etc.
- Traiter la paie.
- Contrôler les comptes recevables et payables avec Sage 50 (Simple Comptable).
- Faire la conciliation bancaire mensuellement.
- Mettre à jour les différentes listes de données.
- Recevoir et rediriger le courrier postal, les appels et les courriels.
- Recevoir les usagers à leur arrivée dans nos bureaux et percevoir les paiements.
- Faire les diverses commissions requises (achats, serrurier, réparations informatiques, etc.)

**Exigences**:

- Diplôme dans un domaine pertinent (administration, comptabilité, bureautique, etc.) ou expérience pertinente.
- Connaissance fonctionnelle de Word, Excel, Outlook et Sage 50 (Simple Comptable).
- Excellente maîtrise de l'orthographe française.
- Ne pas avoir d'antécédents judiciaires en lien avec la mission de l'organisme.

**Conditions de travail**:

- Poste permanent, de jour en semaine.
- Possibilité d'un mode hybride télétravail/présentiel à Joliette à discuter.
- Salaire de 20$ à 34$/heure, selon expérience.
- 4 semaines de vacances annuellement.
- 6 journées de congés personnels payées annuellement.
- Régime volontaire d'épargne retraite avec participation de l'employeur.
- Formation continue au besoin.
- La conciliation travail/famille est une priorité.
- Une équipe de travail qui s'entraide et se respecte.

Date de début d'emploi souhaitée : Dès que possible.

**Description de tâches**

Sous la responsabilité de la direction générale, l'adjointe administrative devra assumer les fonctions suivantes:
**Gestion financière**
- Enregistrer et traiter la paie, tenir à jour les banques de temps, de maladie, de vacances et produire les relevés d'emploi.
- Effectuer les vérifications nécessaires avec le service de paie pour la production des relevés fiscaux.
- Contrôler les entrées et sorties d'argent de la petite caisse, voir à ce que chaque dépense soit validée par un reçu, codifier les pièces justificatives.
- Faire la tenue de livres dans Simple Comptable et faire les conciliations de fin de mois.
- Émettre les reçus de charité.
- Faire les remises gouvernementales (TPS/TVQ).
- Enregistrer et faire les dépôts.
- Collaborer avec le comptable lors de la préparation de la fin d'année financière.

**Gestion documentaire**
- Tenir à jour les banques de données et les registres : administrateurs, membres, utilisateurs (clients).
- Tenir à jour le calendrier de travail et effectuer le suivi de la planification des tâches de la direction et des intervenants.
- Tenir à jour les systèmes de classement de l'organisme.
- Effectuer diverses tâches de bureau telles que : gestion du courrier, commissions, déchiquetage, photocopies.
- Produire différents rapports statistiques, tableaux de données, etc.
- Prendre les notes et rédiger les procès-verbaux lors des rencontres du conseil d'administration et de l'Assemblée générale annuelle.
- Offrir un soutien administratif et clérical à la direction générale et aux membres de l'équipe.

**Gestion matérielle**
- Effectuer les suivis avec les fournisseurs concernant le bon fonctionnement des locaux, du matériel informatique et autres équipements.
- Tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureau et procéder aux achats après avoir reçu l'autorisation de la direction.

**Accueil et réception**
- Recevoir les appels, prendre les messages, acheminer les appels à la bonne personne.
- Accueillir les usagers de façon courtoise.
- Participer aux rencontres d'équipe.
- Téléphoner aux usagers pour annuler les rendez-vous en cas d'absence des intervenants.
- Effectuer toutes autres tâches qui lui sera confiée et nécessaire à la rencontre des objectifs organisationnels.

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Salaire : 20,00$ à 34,00$ par heure

Avantages:

- Congés de Vacances et Compensatoires
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
- Travail à domicile

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
- Repos la fin de semaine

Lieu du poste : En présentiel