personne adjointe de direction aux ressources humaines - Quebec - Syndicat de professionnelles et professionnels du gouvernement du Québec - SPGQ

Description

PERSONNE ADJOINTE DE DIRECTION AUX RESSOURCES HUMAINES

(Poste permanent)

Attributions

Sous l'autorité de la direction des ressources humaines, la personne adjointe de direction assure un soutien administratif et organisationnel essentiel au fonctionnement du service. Elle contribue à la fluidité des opérations des ressources humaines en prenant en charge la préparation, le suivi et la mise à jour de nombreux dossiers administratifs. Elle collabore étroitement avec la personne conseillère en ressources humaines responsable de la dotation ainsi qu'avec les différentes personnes intervenantes internes et externes. Dans le cadre de ses fonctions, elle applique et assure le suivi de divers dossiers administratifs liés aux conventions collectives, aux politiques et aux procédures en vigueur, tout en veillant à la qualité, à la conformité et à la confidentialité de l'information traitée.

De façon générale, la personne adjointe de direction devra :

Responsabilités principales :

• Rédiger, mettre à jour et assurer la qualité des documents, listes, correspondances et rapports liés aux activités du service de ressources humaines
• Répondre aux demandes d'information des gestionnaires, du personnel et des partenaires, tout en assurant la confidentialité et la conformité des communications
• Tenir à jour les outils de suivi administratif, notamment les dossiers électroniques, les listes du personnel, les procédures administratives et les registres de suivi
• Effectuer la mise en page, la vérification linguistique et la révision de divers documents officiels
• Collaborer à la préparation logistique des réunions du service et à la rédaction des comptes rendus
• Gérer la boite de courriels des ressources humaines et transférer les demandes aux personnes concernées
• Collaborer activement aux projets et activités de l'équipe des ressources humaines

La personne adjointe de direction aux ressources humaines agit aussi en soutien à son gestionnaire et au service des ressources humaines dans des tâches administratives, telles que :

Soutien administratif aux comités :

Assister aux comités de relations du travail des deux syndicats des personnes salariées internes du SPGQ afin d'assurer la transmission des convocations et des ordres du jour, la préparation de la documentation, la prise de notes, la rédaction des procès-verbaux et les suivis requis auprès des personnes participantes

Assurances collectives et invalidité :

• Agir à titre de personne-ressource auprès des assureurs pour la gestion des adhésions, transferts, modifications et départs
• Traiter les dossiers d'assurance salaire en conformité avec les procédures établies
• Vérifier les documents médicaux et assurer la coordination entre la paie, l'assureur et la direction pour les suivis nécessaires
• Rédiger les lettres ou communications destinées aux personnes employées et en effectuer les suivis administratifs

Régime de retraite :

• Collaborer avec les actuaires et la firme comptable pour la préparation des documents requis, la vérification annuelle et les rapports réglementaires
• Assurer la transmission des informations, le suivi des cotisations et les paiements de factures
• Assister aux rencontres du comité du régime de retraite, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et effectuer les suivis

Assiduité du personnel non détaché :

• Calculer les soldes de banques et effectuer les ajustements requis lors de départs ou d'absences
• Produire et tenir à jour les listes et tableaux de suivi relatifs à l'assiduité
• Effectuer les conciliations nécessaires avec les employeurs d'origine selon les ententes en vigueur

Dotation :

La personne travaille en étroite collaboration avec la personne conseillère en ressources humaines responsable et coordonnatrice du processus de dotation afin de lui apporter un soutien administratif comme :

Collaborer à la planification des journées d'entrevue, à la surveillance des tests, à la préparation des lettres de confirmation et documents d'embauche et des communications aux personnes candidates non retenues Effectuer la vérification des références et des diplômes, ouvrir les dossiers du personnel dans SharePoint et veiller à la transmission des renseignements aux services concernés.

Lieu de travail : Québec ou Montréal

CONDITIONS DE TRAVAIL

Les conditions de travail sont en référence à la convention collective du personnel de soutien et technique SCFP-local La rémunération est établie selon l'expérience, en référence à la classe 6 de l'échelle salariale en vigueur (taux horaire de 43,14 $ à 53,29 $).

Horaire de travail : 35 heures par semaine.

DURÉE DU MANDANT : Permanent

Pour postuler

Transmettre votre curriculum vitae et un texte expliquant les motifs de votre candidature au plus tard le 11 mars 2026, avant 16 h 30, par courriel à l'adresse suivante :

Important : Prendre note que les candidatures reçues dans le cadre de ce concours feront l'objet d'une présélection par un comité de sélection, en fonction des exigences du poste. Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées pour la suite du processus de sélection.

Exigences de l'emploi 

• Diplôme d'études collégiales ou professionnelles (DEC, AEC ou DEP) en techniques de bureautique, en ressources humaines ou en administration
• Détenir une expérience pertinente d'au moins cinq (5) années à titre de personne adjointe de direction avec un DEC ou de sept (7) années avec une AEC ou un DEP, idéalement dans le domaine des ressources humaines
• Très bonne connaissance des régimes d'assurances collectives (médicaments, invalidité) et compréhension des notions de délai de carence, billets médicaux et suivi d'invalidité à court et long terme
• Capacité à interpréter et à appliquer les dispositions des régimes collectifs ainsi qu'à traiter des documents financiers ou techniques de base
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit) et habileté à rédiger des communications administratives claires et précises
• Bonne connaissance des outils informatiques de la suite office et de SharePoint
• Maîtrise du logiciel SIGMAS
• Expérience en milieu syndical (un atout)
  

 Attitudes ET APTITUDES requises

• Bon jugement, discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Rigueur, fiabilité, souci constant du détail et d'un travail de qualité
• Excellente organisation du travail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
• Diplomatie, professionnalisme, tact et capacité à maintenir des relations de travail harmonieuses avec différentes personnes intervenantes internes et externes
• Esprit de collaboration et aisance à travailler en équipe dans un environnement multidisciplinaire
• Bonne gestion du stress et respect des échéanciers parfois serrés
• Enthousiasme et attitude positive