Description

Les défis qui vous attendent

Planification et administration du département

• En collaboration les gestionnaires et l'équipe de structure, préparer la planification bimensuelle de l'attribution des ressources sur les projets de l'équipe Structure – Brossard;
• En collaboration avec les gestionnaires et les chargés de projet, préparer mensuellement le carnet de commandes trimestriel (3 mois) de l'équipe Structure – Brossard;
• Enregistrer, classer et acheminer différents documents aux départements responsables (résolutions, factures, etc.) ;
• Assurer le suivi et la vérification des projets de l'équipe sur le CRM de gbi ;
• Faire le suivi de la documentation de l'équipe (fiche projets, mise à jour CV, divers formulaires)
• Participer aux réunions de département et rédiger le compte rendu;
• Effectuer la rédaction, la correction, la mise en page et l'assemblage de divers documents.

Assistance aux chargés de projet – offres de service/avenants

• Participer à certaines offres de service ;
• Rassembler l'information requise pour préparer l'offre : télécharger et classer les documents, contacter les clients, effectuer les recherches;
• Aider le chargé de projets à préparer et rédiger les textes de l'offre ainsi que l'estimation des honoraires;
• Coordonner l'ouverture du dossier;
• Même chose pour les avenants à nos contrats.

Assistance aux chargés de réalisations de projet

• Soutenir les chargés de projets sur les tâches qui ne relèvent pas de l'ingénierie en structures;
• Suivre les communications des projets (la liste de diffusion du projet) et prendre en charge l'enregistrement et le classement des entrants et livrables, ainsi que la diffusion parmi les membres de l'équipe;
• Vérifier l'échéancier de nos services, faire le suivi auprès de l'équipe pour l'avancement, et faire le suivi avec les autres départements de GBI le cas échéant ;
• Assistance bureau des chantiers en cours (transmission dessins d'atelier aux divers intervenants, certificat de paiement, liste de travaux à compléter, directives de chantier et avis de changement, incluant mise à jour des tableaux de suivi, suivi pour signature, documents de fin de projet, etc.);
• Effectuer toutes autres tâches pouvant contribuer à la réussite des projets.

Système de maintien de qualité (SMQ / ISO)

• Se familiariser avec le système de maintien de qualité de gbi – Structures.
• Élaborer le plan d'action SMQ spécifique pour l'équipe Structures – Brossard.
• Effectuer les suivis auprès des chargés de projet et de l'équipe de conception.
• Vérifier périodiquement les documents SMQ des projets (audit interne).
• Préparer un rapport SMQ trimensuel pour le Directeur et le Chef de service.

* gbi souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Au besoin, les personnes handicapées pourront recevoir de l'assistance nécessaire dans le processus de présélection et de sélection. Veuillez noter que seules les candidatures retenues seront contactées.

Vos atouts

• Posséder un DEC en secrétariat ou un Baccalauréat en administration/communication;
• Posséder un minimum de 3 années d'expérience dans un poste similaire;
• Posséder d'excellentes connaissances des applications de la Suite Office tel que Word, Excel et Power Point;
• Expérience avec les logiciels d'agenda électronique (Outlook) et de l'internet;
• Expérience avec des équipes ;
• Excellente maîtrise de la française tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Expérience en génie-conseil (atout);
• Avoir déjà travaillé avec un CRM (atout).

* gbi souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Au besoin, les personnes handicapées pourront recevoir de l'assistance nécessaire dans le processus de présélection et de sélection. Veuillez noter que seules les candidatures retenues seront contactées.