Adjoint(E) Juridique - Quebec City, Canada - Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec

Description

**Rôle dans l'organisation**:
Sous la responsabilité de la syndique, la personne-ressource assiste les membres de l'équipe du bureau de la syndique pour les activités découlant du contrôle de l'exercice de la profession. Elle effectue différents travaux de nature administrative et juridique en soutien aux membres de l'équipe.

**Principales tâches et responsabilités**:
ENQUÊTES
- Réceptionner les demandes d'enquête, rédiger l'historique des faits et effectuer l'analyse préalable à l'ouverture d'un dossier d'enquête;
- Participer au processus décisionnel et recommander l'action à prendre (ouverture ou non-ouverture des dossiers) ;
- Réaliser l'ouverture des dossiers d'enquête ;
- Assurer la rédaction préliminaire de la correspondance au soutien de la décision du bureau de la syndique ;
- Assister la syndique et les syndics adjoints dans la réalisation d'une enquête ;
- Rédiger une partie du rapport d'enquête et structurer ses annexes, réaliser des recherches foncières, doctrinales, législatives et jurisprudentielles, rencontrer les demandeurs d'enquête, les arpenteurs-géomètres, les témoins et autres personnes d'intérêt de même ;
- Participer à la collecte de la preuve et documenter le dossier ;
- Assurer la rédaction préliminaire de la correspondance au soutien de la fermeture du dossier d'enquête ;
- Travailler en collaboration avec l'équipe de la direction des affaires juridiques (DAJ), notamment pour structurer les dossiers relatifs aux plaintes disciplinaires ;
- Effectuer le soutien administratif et le secrétariat des activités du conseil d'arbitrage (traiter le courrier postal et électronique, classer les documents et assurer les suivis internes dans SharePoint, effectuer le suivi des demandes de renseignements transmis par courriel ou au téléphone, convocation, assignation des arbitres, préparation des lettres, suivi des correspondances, gestion du calendrier du comité, suivi des actions à prendre, etc.) .

CONCILIATION DE COMPTES D'HONORAIRES PROFESSIONNELS
- Réceptionner et analyser les demandes de conciliation de compte d'honoraires professionnels ;
- Participer au processus décisionnel et recommander l'action à prendre (ouverture ou non-ouverture des dossiers de conciliation des comptes d'honoraires professionnels) ;
- Réaliser l'ouverture des dossiers de conciliation ;
- Assurer la rédaction préliminaire de la correspondance au soutien de la décision du bureau de la syndique ;
- Assister la syndique dans les étapes de la conciliation notamment, rédiger la lettre d'ouverture, échanger avec les demandeurs, rédiger le rapport de conciliation, faire le suivi pour le paiement le cas échéant et rédiger la lettre de fermeture.

TÂCHES ADMINISTRATIVES
- Prendre en charge le suivi de la correspondance du bureau de la syndique et exécuter des tâches de bureau, notamment effectuer les retours d'appels, prendre des rendez-vous téléphoniques, gérer l'agenda, traiter diverses correspondances, effectuer des rappels pour les suivis, assurer le suivi des échéanciers ;
- Participer à la rédaction des rapports pour le conseil d'administration, notamment les statistiques portant sur le nombre de demandes d'enquête, les enquêtes actives et fermées, celles en moyens alternatifs, les délais de traitement, etc. ;
- Participer à l'élaboration de processus de travail et tenir à jour différents systèmes, notamment les systèmes de rappel, de classement et modèles de correspondance.

**Exigences** :

- Diplôme d'études professionnelles ou attestation de spécialisation professionnelle en secrétariat juridique, diplôme d'études collégiales en techniques juridiques ou toute expérience jugée équivalente ;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
- Discrétion et rigueur ;
- Sens de l'organisation ;
- Capacité de synthèse et d'analyse.

**Conditions** :

- Conciliation travail-vie personnelle ;
- Télétravail (2 journées de présence obligatoire) ;
- Régime d'assurances collectives pris en charge par l'employeur à 50 %, et ce, dès l'entrée en fonction ;
- Trois (3) semaines de vacances après un an de service continu ;
- Programme d'aide aux employés dès l'embauche, incluant la télémédecine ;
- Possibilité de cotiser au régime de retraite simplifié (RRS) après 3 mois de service continu. Cotisation de l'employeur égale au montant versé, jusqu'à un maximum de 3% du salaire.
- Six (6) journées de congés personnels par année ;
- Stationnement payé par l'employeur ou 50 % du laissez-passer mensuel de transport en commun ;
- Six (6) journées fériées et payées à Noël ;
- Rémunération selon la formation et l'expérience ;
**Modalités** :
Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 43 000,00$ à 50 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Programme d