Secrétaire - Secrétariat général - Campus de Trois-Rivières (36215) - Université du Québec à Trois-Rivières

Description

Affichage du 12 au 26 avril 2024

​​​​​​​Contrat de 2 ans

Cette personne assure un soutien à son unité administrative en effectuant différentes tâches relatives au secrétariat telles que la production de divers documents, le traitement du courrier et le classement, etc. Elle accueille et renseigne les visiteurs, reçoit et dirige les appels téléphoniques et les courriels, fixe des rendez-vous, etc.

Plus particulièrement, la personne doit poursuivre le mandat de secrétaire rattaché aux affaires juridiques au Secrétariat général et accompagner l'équipe d'archivistes numériques pour les besoins en secrétariat dans le cadre du déploiement du logiciel de gestion documentaire Constellio dans les unités de l'UQTR.

Cette personne exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :

1. Accueille les visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, procédures et règlements en vigueur ainsi que sur des questions relatives à son secteur de travail.
2. Participe à diverses opérations relatives à son secteur de travail. À cette fin, effectue des recherches à partir des politiques, règlements et procédures en vigueur ou auprès de différents intervenants pour fournir et obtenir des informations sur des sujets variés. Au besoin, réfère la personne à la ressource concernée.
3. Reçoit, dirige et effectue des appels téléphoniques, note les messages et les transmet, trie et dirige les courriels aux personnes concernées.
4. Prend les dispositions relatives aux agendas des personnes avec qui elle collabore et fixe les rendez-vous. Voit à l'organisation matérielle de rencontres, réunions et comités divers, et peut y participer et effectuer la prise de notes. Réserve les locaux, convoque les participants aux différentes rencontres. Prépare la documentation, rédige l'ordre du jour, les comptes-rendus, les procès-verbaux et assure le suivi des décisions et recommandations qui relèvent de sa compétence.
5. Collige l'information nécessaire et produit divers documents tels que lettres, courriels, rapports, examens, plans ou notes de cours, tableaux, statistiques, formulaires, listes, sites web, etc. Effectue la mise en page de documents, en vérifie l'orthographe et la grammaire, les numérise ou les photocopie si nécessaire. Vérifie l'exactitude des données apparaissant sur les différents documents et y apporte les corrections requises. Rédige la correspondance relative à son travail ou transmet la documentation via des systèmes informatiques ou sites web.
6. Effectue la saisie et la vérification de données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion.
7. Prépare et effectue le suivi de certains dossiers concernant le personnel de son secteur tels que demandes de personnel, affichages, embauches, promotions, nominations, affectations, congés, absences, etc. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet.
8. Exécute et assure le suivi d'opérations administratives telles que réquisitions et réservations de matériel, de locaux et de services, prise d'inventaire, demandes de remboursement de dépenses, etc.
9. Participe à la préparation et au déroulement des événements ou des opérations spéciales tels que réunions de secteur, colloques, congrès, expositions, cliniques, etc.
10. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Prévoit les besoins en fournitures de bureau et effectue les commandes.
11. Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.
12. Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.
13. Peut être appelée à initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.
14. Utilise les logiciels pertinents à son domaine d'activités.
15. Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, etc. Peut être appelée à effectuer les appels de service, lorsque requis.
16. Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
17. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.

L'Université du Québec à Trois-Rivières est engagée dans une démarche menant vers une université pleinement équitable, diversifiée et inclusive (ÉDI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite être un acteur engagé dans son milieu et au sein de la société. Elle valorise la diversité au sein de son personnel et reconnaît le caractère pluriel des identités. Elle encourage particulièrement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautés LGBTQ+ à soumettre leur candidature. Conformément à la Loi, l'Université souscrit au programme d'accès à l'égalité en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialité des informations est pris au sérieux.

Pour les employés de l'UQTR, vous pouvez référer à la description disponible ici : ​​​​​​​