Coordonateur(Trice) Aux Groupes - Ayer's Cliff, Canada - Ripplecove Hôtel & Spa

Description

**À propos de nous**:
Situé sur le bord du lac Massawippi, le **Ripplecove Hôtel & Spa** est l'endroit de villégiature par excellence en Estrie Notre espace détente extérieur avec jacuzzis et sauna, nos suites, les saveurs de la table du Riverain et de notre bar Le Cove, constituent une identité de marque axée sur la qualité de l'expérience client digne des plus grands hôtels.

En tant que **Coordonnateur/Coordonnatrice aux groupes**, vous serez chargé(e) de coordonner et de faciliter les événements spéciaux, en particulier les mariages et les réunions, en assurant un service exceptionnel à nos clients. Vos responsabilités clés incluront, mais ne se limiteront pas à:

- Rencontrer des clients potentiels et faire visiter les lieux
- Préparer les propositions et contrats
- Réserver les salles de conférences banquets, mariage et congrès
- Saisir les réservations de groupe dans le système de réservations Hotello et mettre à jour les listes de participants, assignations des chambres, relâche du bloc etc
- S'occuper des réservations de chambres individuelles des groupes
- Coordonner et s'assurer de la précision de tous les détails des évènements et les communiquer à chaque département.
- Accompagner le client dans l'organisation et la réalisation de son évènement
- S'assurer de l'utilisation optimale de toutes les installations et voir à en maximiser la rentabilité
- Confirmer les réservations de groupe dans Libro et faire les modifications au besoin
- Transmettre via un agenda les informations nécessaires à la réalisation du congrès ou de la réunion au personnel et aux services concernés (choix des menus, réservations de salles et d'équipement, particularités quant à l'aménagement des lieux, caractéristiques de l'hébergement, etc.)
- Communiquer les modifications quotidiennement aux départements concernés
- Participer aux réunions du département des ventes
- Établir des liens commerciaux avec les différents fournisseurs
- Répondre aux questions de la comptabilité pour la facturation

**Compétences**:

- Bonne capacité à communiquer clairement et de manière professionnelle avec les clients, les collègues et les fournisseurs
- Autonomie
- Esprit de collaboration
- Gestion du temps.
- Excellente aptitude face à la gestion de l'atteinte des objectifs

**Exigences**:

- Expérience dans le domaine (1 à 2 ans)
- Posséder un permis de conduire valide et son propre véhicule.
- Bonnes connaissances en informatique (Suite Office).
- Connaissance du logiciel Hotello serait un atout.
- Bilinguisme et habiletés démontrées en communication orale.

Les semaines de travail seront principalement du mardi au samedi.
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**About Us**:
Located on the shores of Lake Massawippi, the **Ripplecove Hotel & Spa** is the ultimate resort destination in the Eastern Townships Our outdoor relaxation area with hot tubs and sauna, our suites, the flavors of the Riverain table, and our bar Le Cove, constitute a brand identity focused on the quality of the customer experience worthy of the finest hotels.

As a **Group Coordinator**, you will be tasked with coordinating and facilitating special events, particularly weddings and meetings, ensuring exceptional service to our clients. Your key responsibilities will include:

- Meet potential clients and conduct tours of the premises.
- Prepare proposals and contracts.
- Reserve conference, banquet, wedding, and congress rooms.
- Enter group reservations into the Hotello reservation system and update participant lists, room assignments, block release, etc.
- Handle individual room reservations for groups.
- Coordinate and ensure the accuracy of all event details and communicate them to each department.
- Assist the client in organizing and executing their event.
- Ensure optimal use of all facilities and maximize profitability.
- Confirm group reservations in Libro and make modifications as needed.
- Transmit necessary information for the congress or meeting via an agenda to relevant staff and departments (menu choices, room and equipment reservations, venue layout specifics, accommodation characteristics, etc.).
- Communicate daily modifications to relevant departments.
- Participate in sales department meetings.
- Establish commercial relationships with various suppliers.
- Address accounting inquiries for billing.

**Skills**:

- Good ability to communicate clearly and professionally with clients, colleagues, and suppliers.
- Autonomy.
- Collaborative spirit.
- Time management.
- Excellent ability to achieve goals management.

**Requirements**:

- Experience in the field (1 to 2 years).
- Possession of a valid driver's license and own vehicle.
- Good computer skills (Office Suite).
- Knowledge of the Hotello software would be an asset.
- Bilingualism and demonstrated oral communication skills.

The workweeks will primarily be from Tuesday to Saturday.

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