de Direction - Edmonton, Canada - Accès Emploi Alberta

Description

Date d'affichage : 25 octobre 2023

**OFFRE D'EMPLOI**

**ADJOINT.E DE DIRECTION**

La personne retenue aura comme principal rôle d'appuyer l'équipe de direction dans les domaines des finances, des ressources humaines et l'administration générale de l'organisme.

**PRINCIPALES FONCTIONS DU POSTE**

**Appui aux finances**
- Appuyer la direction et le contrôleur financier dans la production et la présentation des rapports financiers mensuels et semestriels de l'organisme.
- Appuyer l'équipe de direction dans les suivis budgétaires mensuels de chaque programme
- Préparer les comptes à payer et à recevoir, effectuer les dépôts.
- Générer les rapports financiers gouvernementaux et facturer les divers contrats privés.
- Assurer l'exactitude de la paie avec le fournisseur en fonction de ses composantes : salaires horaires, annuels, feuilles de temps, heures accumulées, absences, congés.
- Au besoin, créer et mettre en place un ensemble d'outils informatisés incluant, entre autres des tableaux de bords, permettant de faciliter la surveillance, le suivi et l'évaluation de la performance quantitative et qualitative des programmes.

**Appui aux ressources humaines**
- Gérer, transmettre et concilier les régimes d'assurances collectives et le plan de retraite du personnel.

Faire la revue annuelle du plan et proposer des améliorations au besoin.
- Assurer le rôle de personne-ressource pour répondre aux questions du personnel quant à leur plan d'assurances collectives et effectuer les suivis nécessaires avec le fournisseur.
- Gérer les correspondances relatives au ressources humaines, notamment la mise à jour du manuel du personnel et la mise en place de nouvelles procédures.
- Gérer la conformité des dossiers d'employés et tenir à jour le calendrier des évaluations annuelles du personnel.

**Appui administratif**
- Assurer les suivis administratifs des projets ponctuels de l'organisme.
- En collaboration avec l'équipe de direction, revoir les procédures administratives et au besoin mettre en place de nouvelles procédures aidant à faciliter les opérations de l'organisme et mettre en place des outils d'amélioration continue.

Date d'affichage : 25 octobre 2023
- Commander les fournitures de bureau et vérifier la livraison.
- Gérer et maintenir un système de classement de dossiers électroniques et manuels pour répondre aux besoins des bailleurs de fonds.
- Mettre à jour les documents destinés aux clients, personnels et conseil d'administration chaque année ou lorsque nécessaire.
- Superviser les membres de l'équipe administrative et assurer le bon fonctionnement des services fournis par l'équipe administrative.
- Remplacer les membres de l'équipe administrative au besoin.
- Toutes autres tâches connexes.

**EXIGENCES**
- Formation postsecondaire en administration. Une combinaison équivalente d'études et d'expérience pertinente pourrait être prise en considération.
- Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
- Détenir une excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office et de Quickbooks.
- Être capable de gérer plusieurs dossiers à la fois, et ce, dans des délais restreints.
- Bonne gestion du stress et des échéanciers serrés.

**HABILETÉS ET APTITUDES**
- Démontrer de l'initiative, de l'autonomie et un excellent jugement.
- Être bilingue (français et anglais).
- Avoir un grand sens de l'organisation, de la planification et le respect des échéanciers.
- Faire preuve de minutie, avoir le souci du détail, posséder une éthique de travail irréprochable en apportant un respect tout particulier à la confidentialité.
- Faire preuve d'excellentes aptitudes relationnelles et communicationnelles.

**HEURES ET CONDITIONS DE TRAVAIL**
- Poste temporaire à temps plein
- Contrat d'une durée déterminée pour un remplacement de congé de maternité: du 20 novembre 2023 au 31 décembre 2024
- Salaire : selon l'échelle salariale en vigueur
- Lieu de travail : en présentiel, dans nos bureaux d'Edmonton

**Job Types**: Full-time, Fixed term contract
Contract length: 12 months

**Salary**: $26.00-$31.00 per hour

**Benefits**:

- Dental care
- Paid time off

Schedule:

- Monday to Friday

Work Location: In person