Secrétaire Administrative - Montréal, Canada - Cégep de Trois-Rivières

Cégep de Trois-Rivières
Cégep de Trois-Rivières
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Montréal, Canada

1 month ago

Sophia Lee

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Sophia Lee

beBee Recruiter
Description
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

**Rôles et responsabilités**

La personne titulaire de ce poste:

- accueille les visiteurs et donne des renseignements, répond à leurs demandes ou les oriente vers les personnes qui peuvent les renseigner;
- compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante ; aide à la révision des politiques, règlements et procédures relevant du service;
- effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes;
- tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect : reddition de comptes et fichier de suivis administratifs, notamment avec Clara Finances;
- tient à jour l'agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence;
- conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;
- tient à jour les données qui influencent les budgets du service;
- produit sur demande des rapports selon les procédures établies : facturation, demandes de travail, d'achats et de paiement, statistiques, réquisitions, reddition de comptes et générations de factures, création de clients/fournisseurs et d'activité spécifique dans Clara finances, support en fin d'année financière;
- produit le dépôt hebdomadaire des paiements par chèque;
- participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.

Plus spécifiquement, pour le service des résidences, elle effectue certaines opérations, telles que:

- répond aux questionnements des étudiants et leurs parents, affichage de places disponibles, suivi des demandes de résidences, placement des étudiants et inscrire la location au système, gestion des baux selon la procédure établie, génération des factures mensuelles et suivis des encaissements, statistiques d'occupation des résidences, réquisitions et demandes de paiement et d'achat, facturation pour les bris aux résidences, gestion des départs, produire les feuillets d'impôts.

Plus spécifiquement, pour le service du stationnement, elle effectue certaines opérations, telles que:

- planifie la vente de permis auprès des employés et des étudiants, suivi avec la direction des ressources humaines pour la retenue à la source, émission des laissez-passer journaliers, facturation et suivi des encaissements, remboursements de permis selon la procédure établie, lien avec l'agent de stationnement de la Ville de Trois-Rivières;
- utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
- au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.

**Profil recherché**
- ** **Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente;
- Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office notamment Excel et Outlook;
- Connaître les méthodes et usages propres à la tenue d'un secrétariat ;
- Bonne connaissance de la langue française parlée et écrite*;
- _Réussir les tests de connaissances exigés par le collège, le cas échéant, sur les exigences mentionnées ci-haut. Note de passage : 60% _

**Renseignements additionnels**
- Concours : R
- Lieu de travail : pavillon des Sciences
- Horaire de travail : 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
- Supérieure immédiate : Madame Gabrielle Nault
- Personne remplacée : Madame Guylaine Côté
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