Coordonnateur ou Coordonnatrice, Services Des - Greater Sudbury, Canada - Collège Boréal

Collège Boréal

Verified Company

Greater Sudbury, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Catégorie d'emploi** : Permanent

**Groupe** : Personnel administratif

**Échelle salariale** : de $ à $

**Date d'entrée en fonction** : Immédiatement

**Horaire** : 40 heures / semaine

**Lieu de travail** : Sudbury (Campus principal)

**Régime de travail**: Poste sur place

Responsabilités:
**Réception et gestion de bureau**
- Filtrer, prioriser et répondre aux courriels, aux appels téléphoniques et à d'autres communications au nom de la direction RH, tout en maintenant un niveau élevé de professionnalisme;
- Rédiger et réviser des documents, des ordres du jour, des rapports et des présentations;
- Recevoir, répondre et assurer les suivis appropriés auprès de la clientèle interne ou externe, en personne, par téléphone, par courriel ou en virtuel;
- Répondre aux questions générales liées aux ressources humaines;
- S'assurer de référer ou rediriger toute question pertinente aux personnes ou secteurs appropriés selon le cas;
- Instaurer une culture de collaboration, d'efficacité de soutien mutuel et d'excellence de service;
- Traiter avec discrétion les informations sensibles et confidentielles liées aux dossiers RH en respectant les directives et les protocoles de sécurité;
- Préparer et rédiger divers documents, dossiers, fichiers, lettres, etc.;
- Saisir des données, prendre des notes, préparer des tableaux;
- Commander des fournitures ou de l'équipement de bureau;
- Planifier et coordonner les itinéraires de voyage, l'hébergement et les détails logistiques de l'équipe RH;
- Élaborer, recommander et mettre en œuvre des procédures administratives visant à améliorer les systèmes administratifs; appliquer, interpréter et expliquer les politiques, procédures et directives du ministère et du Collège;
- Recevoir les plaintes soumises au secteur et les traiter rapidement selon les processus établis et en aviser les personnes responsables;
- Coordonner les réunions du secteur et des comités, y compris la préparation des ordres du jour, la collecte de documents et l'organisation logistique pour faciliter des séances efficaces.

**Appui aux activités sectorielles**
- De façon générale, fournir un appui logistique ou administratif aux gestionnaires et collègues du secteur;
- Assurer le suivi des dépenses (formulaires, autorisations, réservations, etc.);
- Préparer les contrats du personnel;
- Appuyer les initiatives ou activités liées aux divers systèmes tels que Workday;
- Rédiger, réviser et diffuser les documents, rapports, annonces et présentations liés aux activités;
- Contribuer et participer aux activités corporatives (p. ex., cérémonie de reconnaissance du personnel, réunions du personnel, semaine de perfectionnement des cadres, activités d'engagement et de bien-être);
- Aider à la mise en œuvre du programme d'accueil pour le nouveau personnel;
- Contribuer au développement et à la configuration des systèmes informatisés liés à ses responsabilités.

**Appui à la direction**
- Assister la direction dans la préparation budgétaire du secteur;
- Aider au suivi et à la gestion des budgets liés aux activités du secteur en respectant les directives financières;
- Apporter un appui aux dossiers institutionnels;
- Recueillir, analyser et résumer les données demandées, fournissant des informations pour appuyer les processus décisionnels;
- Gérer les dossiers et les données (classement, systèmes, dossiers électroniques, etc.);
- Rédiger ou réviser des documents tels que des directives, processus, politiques ou programmes;
- Participer à divers comités

Exigences:

- Diplôme de trois ans avec spécialisation en administration des affaires, de préférence; toutefois, une combinaison d'expérience et de formation pourrait être considérée;
- Minimum de quatre ans d'expérience pertinente;
- Excellentes compétences dans l'utilisation des systèmes informatisés (tableurs électroniques, traitement de texte, logiciels de présentation, systèmes budgétaires, etc.);
- Excellentes compétences en communication, relations interpersonnelles, respect de la confidentialité et travail d'équipe;
- Compétences en leadership et capacité à traiter avec tact les clients internes et externes;
- Capacité à travailler dans un environnement confidentiel avec discrétion, professionnalisme et autonomie;
- Excellente capacité à travailler avec minutie et souci du détail;
- Compétences dans la préparation et l'explication de rapports statistiques et autres rapports exigés par différentes instances internes et externes (rapports statistiques, demandes de subvention, rapports budgétaires, etc.);
- Capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs dossiers simultanément;
- Compétences en analyse, calcul, vérification de données et résolution de problèmes;
- Expérience en administration et gestion de bureau;
- Expérience dans la coordination et la mis