School Secretary - Milton, Canada - ApplytoEducation

Description

Program for Students with learning disabilities, Seasonal position

Organization: Ministry of Education

Division: Provincial and Demonstration Schools Branch

City: Milton

Language of Position(s): English

Job Term: 1 Temporary - Seasonal Position - September to June recurring

Job Code: 09OAD - Office Administration 09

Salary: $ $30.78 Per Hour*

*Indicates the salary listed as per the OPSEU Collective Agreement.

Understanding the job ad - definitions

Posting Status: Open

Job ID: 213564

(Competition # PDSB

Join the team that's making a difference in the lives of Ontario's children and youth. The Ministry of Education, Provincial and Demonstration Schools Branch has an exciting opportunity for an experienced Seasonal School Secretary who will provide support to the Trillium Demonstration School in Milton.

OPS Commitment to Diversity, Inclusion, Accessibility, and Anti-Racism:

We are committed to build a workforce that reflects the communities we serve and to promote a diverse, anti-racist, inclusive, accessible, merit-based, respectful and equitable workplace.

We invite all interested individuals to apply and encourage applications from people with disabilities, Indigenous, Black, and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions.

Visit the OPS Anti-Racism Policy and the OPS Diversity and Inclusion Blueprint pages to learn more about the OPS commitment to advance racial equity, accessibility, diversity, and inclusion in the public service.

We offer employment accommodation across the recruitment process and all aspects of employment consistent with the requirements of Ontario's Human Rights Code . Refer to the ''How to apply'' section if you require a disability-related accommodation.

What can I expect to do in this role?

In this role you will provide secretarial and administrative support services to the school Principal and support the delivery of the education programs and services.

You will:

Prepare a variety of documentation, and correspondence such as memos, reports, research documents, presentation materials.

File, retrieve and/or distribute a variety of correspondence.

Take meeting minutes and notes.

Provide reception services/answer calls/greet visitors/respond to general inquiries and monitor building access.

Make travel arrangements and set up meetings and event locations for the Principal.

Manage the school Principal's schedules and calendars.

Maintain and order supplies as required using a purchasing card and maintain/reconcile purchasing records.

Prepare and maintain financial contracts.

Manage the Student Information System, Power School software.

Knowledge/Experience of the Safe Schools Arrivals and Departures.

Knowledge/Experience maintaining Ontario Student Records.

Undertake various other clerical and administrative tasks as assigned.

How do I qualify?

Knowledge and Experience

You have:

Advanced administrative/secretarial experience.

Working knowledge of School Messenger.

Experience with managing the Student Information System.

Experience with managing the PowerSchool database.

Experience with Safe Schools Arrivals and Departures.

Demonstrated knowledge of office practices and administrative procedures.

Experience and proficiency using various software programs, including word processing, presentation, spreadsheet and database software.

Proficiency in preparing, formatting and coordinating a range of correspondence and documents.

Maintain and order supplies as required and prepare financial statements/reports and deliver in alternate formats as necessary.

Technical Skills

You have:

Demonstrated experience using personal computers and software applications to prepare correspondence, presentations, spreadsheets, databases, Microsoft Outlook and other standard software applications including Google Suite, School Messenger, PowerSchool.

Demonstrated experience using office equipment including photocopiers and facsimile machines.

Organizational, Reasoning and Problem-Solving Skills

You have:

Organizational, time management and administrative skills to organize high volume of administrative and secretarial services, to set priorities and meet deadlines, to ensure a coordinated and efficient flow of information within office, program and school areas.

Reasoning skills to determine what matters should be given priority when performing a variety of different administrative tasks with conflicting deadlines.

Reasoning and problem solving skills to determine appropriate action for sensitive inquiries.

Knowledge of Privacy Laws and Confidentiality.

Communication and Customer Service Skills

You have:

Proven verbal communication and interpersonal skills to communicate with and provide information to clients in a courteous and professional manner, on the telephone, electronically and in person.

Proven written communication skills to draft letters and memos.

Additional Information:

Address:

1 English Temporary - Seasonal, duration up to 10 months, 347 Ontario St S, Milton, Central Region, Vulnerable Sector Check

Compensation Group: Ontario Public Service Employees Union

Understanding the job ad - definitions

Schedule: 3.7

Category: Education and Training

Posted on: Monday, April 15, 2024

Note:

In accordance with the Ontario Public Service (OPS), Employment Screening Checks Policy (ESCP), the top candidate(s) may be required to undergo a security screening check. Refer to the above to determine the screening checks that are required for this position.

Required security screening checks along with your written consent, will be sent to the Transition and Security Office (TSO), Corporate Talent Programs Branch, Talent and Leadership Division to evaluate the results. If applicable, the TSO, with your written consent, will request and obtain any additional employment screening checks that were not obtained directly by you.

A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not automatically mean you will be ineligible for the position. The employment screening check(s) will only be reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision. The details of an individual's employment screening check(s) will be considered in specific relation to the duties and responsibilities of the position being filled. Employment screening check records will be maintained by the TSO and kept strictly confidential.

How to apply:

You must submit your application using only one of the methods identified below.

Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips, Tools and Resources .

Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We rely on the information you provide to us.

Be sure to quote the Job ID number for this position.

OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.

Send application to: and quote Competition PDSB24-042.

Collection of Information

Your personal information is being collected and will be used to determine your qualifications for employment with the Ontario Public Service, and for recruitment modernization initiatives. OPS Careers is an authorized common service in accordance with s. 6 of the Ministry of Government Services Act, R.S.O. 1990, c. M.25 and this collection of personal information is necessary to the proper administration of OPS Careers.

Please do not provide more personal information than what is asked of you. For example, do not include your social insurance number, photograph, or banking information, etc. with your application. We strongly encourage you not to provide us with information beyond that which is requested in the job posting.

If you have any questions about the collection, use, disclosure, or retention of your personal information, please contact us.

All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined time period or indefinitely). The circumstances around an employee's exit will be considered prior to an offer of employment.

Remember: The deadline to apply is Monday, April 29, :59 pm EDT . Late applications will not be accepted.

We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.

All Ontario Public Service external job advertisements are posted in English and French. To confirm the language requirements of a job, check the ''language of position'' information at the top of each job ad. For all positions, candidates will be assessed in English, the business language of the Ontario Public Service. For English/French designated bilingual positions, candidates will also be assessed through French-language proficiency testing.

The Ontario Public Service is an inclusive employer.

Accommodation is available under the Ontario's Human Rights Code .

Note: The only website where you can apply on-line for positions with the Ontario Public Service is

Postulez d'ici: le lundi 29 avril h59min HAE

Secrétaire d'école - Programme pour les élèves ayant des troubles d'apprentissage

Organisme: Ministère de l'Éducation

Division: Direction des écoles provinciales et d'application

Ville: Milton

Langue du ou des postes: anglais

Conditions: 1 Temporaire(s) - saisonnier - de septembre à juin, renouvelable

Code du poste: 09OAD - Personnel de bureau 09

Salaire: 26,41 $ - 30,78 $ de l'heure*

*Indique la rémunération énumérée selon la convention collective conclue avec le SEFPO.

Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions

Type de concours: Ouvert

Numéro du concours: 213564

Concours nO PDSB24-042

Joignez l'équipe qui fait une différence dans la vie des enfants et des jeunes de l'Ontario. La Direction des écoles provinciales et d'application du ministère de l'Éducation recherche une personne avec expérience pour le poste saisonnier de secrétaire d'école qui apportera son soutien à l'école d'application Trillium de Milton.

Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

À ce titre, vous fournirez des services de secrétariat et d'appui administratif à la direction de l'école et contribuerez à la mise en œuvre des programmes et services éducatifs.

Vous devrez :

préparer une variété de documents et de correspondance tels que des mémos, des rapports, des documents de recherche et des supports de présentation;

classer, récupérer ou distribuer une variété de correspondance;

rédiger les procès-verbaux et les notes des réunions;

fournir des services de réception, répondre aux appels, accueillir la visite, répondre aux demandes de renseignements généraux et surveiller l'accès au bâtiment;

organiser les déplacements et fixer les lieux des réunions et des événements pour la direction;

gérer les horaires et les calendriers pour la direction de l'école;

maintenir le stock et commander les fournitures nécessaires à l'aide d'une carte d'achat et maintenir/compiler les dossiers d'achat;

préparer et tenir à jour les contrats financiers;

gérer le système de renseignements de la population étudiante, le logiciel Power School;

posséder une connaissance et une expérience des arrivées et départs en sécurité dans les écoles;

détenir des habiletés et une expérience de la tenue des dossiers de la population étudiante de l'Ontario;

assumer diverses autres tâches administratives et de bureau.

À quelles exigences dois-je répondre?

Connaissances et expérience

Vous possédez les compétences suivantes :

Expérience avancée en matière d'administration et de secrétariat;

Connaissance pratique de School Messenger;

Expérience de la gestion du système de renseignements sur la population étudiante;

Expérience de la gestion de la base de données PowerSchool;

Expérience en matière d'arrivées et de départs en toute sécurité des écoles;

Connaissance avérée des pratiques de bureau et des procédures administratives;

Expérience et compétence dans l'utilisation de divers logiciels, y compris les logiciels de traitement de texte, de présentation, de feuille de calcul et de base de données;

Maîtrise de la préparation, de la mise en forme et de la coordination d'une série de correspondances et de documents;

Expérience dans la gestion de stock et la commande des fournitures nécessaires, ainsi que dans la préparation des états et rapports financiers et la présentation desdists documents sous d'autres formes si nécessaire.

Compétences techniques

Vous détenez les compétences suivantes :

Expérience avérée de l'utilisation d'ordinateurs personnels et d'applications logicielles pour préparer la correspondance, les présentations, les feuilles de calcul, les bases de données, Microsoft Outlook et d'autres applications logicielles standard, notamment Google Suite, School Messenger, PowerSchool;

Expérience avérée de l'utilisation d'équipements de bureau, notamment de photocopieurs et de télécopieurs.

Compétences en matière d'organisation, de raisonnement et de résolution de problèmes

Vous disposez des aptitudes suivantes :

Compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et d'administration pour organiser un volume important de services administratifs et de secrétariat, pour fixer des priorités et respecter les délais, pour assurer un flux de renseignements coordonné et efficace au sein du bureau, du programme et de l'école;

Capacité de raisonnement pour déterminer les questions à traiter en priorité lors de l'exécution d'une série de tâches administratives différentes dans des délais contradictoires;

Aptitude au raisonnement et à la résolution de problèmes pour déterminer les mesures à prendre en cas de questions délicates;

Connaissance des lois sur la protection de la vie privée et de la confidentialité.

Compétences en matière de communication et de service à la clientèle

Vous disposez des aptitudes suivantes :

Compétences avérées en matière de communication verbale et de relations interpersonnelles pour communiquer avec la clientèle et lui fournir des renseignements de manière courtoise et professionnelle, au téléphone, par courriel et en personne.

Compétences avérées en matière de communication écrite pour rédiger des lettres et des notes de service.

Renseignements supplémentaires:

Adresse:

1 anglais Temporaire(s) - Saisonnier(s), durée jusqu'à 10 mois, 347, RUE ONTARIO S, Milton, Région Centre, Vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables

Groupe de rémunération: Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario

Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions

Horaire: 3.7

Catégorie: Éducation et formation

Date de publication: le lundi 15 avril 2024

Note:

Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.

Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la transition et de la sécurité (TSO), Direction des programmes relatifs au talent pour la FPO, à la Division du talent et du leadership pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement.

Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.

Comment postuler :

Vous devez postuler en utilisant un seul des modes de candidature indiqués ci-dessous.

Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources .

Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.

N'oubliez pas de mentionner le numéro du concours correspondant à ce poste.

Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.

Où postuler : en mentionnant le numéro de concours PDSB24-042.

Collecte de renseignements

Vos renseignements personnels sont recueillis en vue de servir à évaluer vos qualifications dans le cadre d'un emploi dans la fonction publique de l'Ontario et des initiatives de modernisation du recrutement. Carrières FPO est un service commun autorisé conformément à l'article 6 de la Loi sur le ministère des Services gouvernementaux, L.R.O. 1990, chap. M.25. Cette collecte de renseignements personnels est nécessaire à la bonne gestion de Carrières FPO.

Ne donnez pas plus de renseignements personnels que ceux qui sont demandés dans l'offre d'emploi. Par exemple, ne fournissez pas votre numéro d'assurance sociale, vos coordonnées bancaires, votre photographie, etc. avec votre demande.

Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels, contactez-nous .

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le lundi 29 avril h59min HAE . Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.

Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario sont affichées en anglais et en français. Pour connaître les exigences linguistiques, vérifiez les renseignements sur la « langue du poste » figurant dans le haut de chaque offre d'emploi. Pour tous les postes, l'évaluation des candidates et candidats se fera en anglais, la langue usuelle de la fonction publique de l'Ontario. En ce qui concerne les postes désignés bilingues, la maîtrise du français des candidates et candidats sera également évaluée.

La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.

Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario.

À noter : est l'unique site Web qui accepte des candidatures en ligne pour un poste dans la fonction publique de l'Ontario.

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