Adjoint(E) Exécutif(Ive) - Montréal, Canada - Genesee & Wyoming Canada Inc.

Description

**Mandat**: L'adjoint exécutif, se rapportant directement au président de Genesee & Wyoming Canada Inc. a comme objectif principal de fournir un soutien au président, à l'équipe exécutive et à l'équipe de direction, au besoin, et d'agir comme agent de liaison avec divers homologues et intervenants au siège social de G&W aux États-Unis.

**Tâches**:
L'adjoint exécutif accomplit toutes les fonctions suivantes, **mais sans s'y limiter**:

- Gérer le calendrier du président, priorisant les différents intervenants et clients, avec de fréquents conflits d'horaires ;
- Coordonner les déplacements (voyages, hôtels, location de voiture) ;
- Assister à diverses réunions de l'exécutif pour rédiger des procès-verbaux et diriger le suivi des points d'action au nom du président ;
- Participer à divers comités ;
- Planifier, coordonner et exécuter des réunions hors site à grande échelle, d'une durée de 1 à 3 jours, y compris toute la logistique de celles-ci ;
- Créer des présentations pour diverses réunions exécutives, y compris les réunions trimestrielles du conseil d'administration;
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes de direction et de gestion pour les tenir bien informées des engagements et responsabilités futurs, avec suivis si nécessaire ;
- Effectuer un large éventail de tâches d'administratives afin d'assurer un flux de processus fluide pour les employés du siège social (Montréal) : planification de l'entretien du bureau et gestion des demandes spéciales ; gestion des places de stationnement intérieures et extérieures; achat de diverses fournitures de bureau et assurer le maintien de l'inventaire;
- Participer aux projets spéciaux liés à la refonte des bureaux et à l'approvisionnement ;
- Agir à titre de conseiller en communication et être le point de contact avec l'équipe des communications corporatives aux États-Unis;
- Rédiger et traduire des communications en français et en anglais et la revue interne Lanterne ;
- S'assurer que les directives de marque appropriées soient respectées
- Autres tâches et fonctions connexes.

**Compétences techniques et exigences du poste**:

- Diplôme d'études collégiales (DEC) et/ou spécialisation en bureautique complétée ;
- Cinq (5) à sept (7) années d'expérience dans un poste similaire auprès d'une équipe exécutive ;
- Très bonne connaissance du français (oral et écrit) et très bonne connaissance de l'anglais (à oral et à écrit) afin d'agir à titre d'agent de liaison avec Genesee & Wyoming Inc. aux États-Unis, de s'occuper de la traduction d'un bon nombre de communications internes et externes (au besoin),
- Très bonne maîtrise de la suite Office ;
- Assurance, tact, capacité de discernement et de diplomatie ;
- Sens aigu des affaires et d'un savoir-faire, y compris d'une compréhension et d'une connaissance des protocoles d'une organisation internationale (un atout) ;
- Excellentes compétences en matière de communication (verbale et écrite);
- Excellentes capacités au niveau de la rédaction, de la révision, du grammaire et correction d'épreuves dans le domaine des affaires
- Excellentes aptitudes relationnelles et interpersonnelles ;
- Très bonne gestion des priorités et des urgences ;
- Capacité à travailler seul ou en équipe
- Proactif, rigueur et souci du détail.
- Être en mesure de voyager au Canada et aux États-Unis à l'occasion.

**Avantages**
- Bénéficier d'un horaire de travail hybride qui permet une superbe flexibilité.
- Faire partie d'une culture unique et travailler avec des collègues passionnés et inspirants.
- Avoir accès à un programme complet d'assurances collectives, au programme de télémédecine et bénéficier d'une contribution employeur au REER collectif dès l'embauche.