Agente ou Agent de Secrétariat - Roberval, Canada - Ministère des Transports et de la Mobilité durable

Ministère des Transports et de la Mobilité durable

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Roberval, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Agente ou Agent de secrétariat**
- **Direction générale **:Direction générale du Saguenay-Lac-Saint-Jean
- **Direction **:Centre de services de Roberval
- **Nombre d'emplois à pourvoir : 1**:

- **Statut de l'emploi **:Régulier
- **Lieu de travail**: Ville de Roberval, 755, boulevard Saint-Joseph, bureau 211
- **Télétravail (si applicable)**: La personne titulaire de l'emploi pourra travailler selon un mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale.
- **Horaire de travail** : 35 heures par semaine
- **Date prévue d'entrée en fonction**: Septembre 2023

**Les défis que nous vous proposons**

Sous l'autorité du chef de service, le titulaire de l'emploi effectue divers travaux de secrétariat. Ces travaux se caractérisent par un soutien administratif ayant à trait à la correction et la mise en page de documents, à la correspondance, au classement des documents papiers et électroniques, à la rédaction de documents administratifs tels que les comptes-rendus de réunion, devis, lettres, à recevoir et à fournir de l'information aux personnes de son unité ou des autres unités du Ministère. La charge de travail est répartie entre les CS de Roberval et d'Alma.

À titre d'agente ou d'agent de secrétariat, la ou le titulaire doit:
Gestion de la correspondance et déroulement des activités courantes du Centre de services:
Réaliser des opérations afin de faciliter le déroulement des activités courantes et donner le soutien requis au bon déroulement du Centre de services. Effectuer du traitement de texte et assurer la gestion de la correspondance afin de répondre aux besoins du Centre de services. Pour ce faire, la ou le titulaire doit:

- Accueillir la clientèle;
- Répondre aux appels téléphoniques;
- Recevoir et acheminer le courrier par Postes Canada, Purolator, Dicom;
- Correction, rédaction et mise en page de divers documents tels que devis, lettres diverses, avis de convocation, tableaux, présentation PowerPoint, etc.;
- Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire en respect avec les règles ministérielles;
- Collaborer avec les agents de secrétariat des autres unités administratives et les remplacer au besoin;
- Préparation et rédaction des documents liés aux réunions;
- Rédiger des comptes-rendus des rencontres reliées aux activités d'exploitation, aux réunions du comité SST ainsi qu'aux réunions administratives;
- Effectuer diverses tâches reliées aux ressources humaines (assiduité, agenda des mandats, lettres diverses, accidents de travail, SST, etc.
- Gérer les divers équipements de communication, des réservations de la salle de conférence, organisation de réunions TEAMS;
- Effectuer un suivi des cartes de crédit pour le Centre de services;
- Réservation d'hébergement.

Gestion du classement des documents administratifs:
Gérer le classement des dossiers de l'exploitation (versions papier et électronique). Les documents doivent être classés selon les règles établies par le Ministère. L'agent de secrétariat doit soutenir l'ensemble des employés dans ce domaine. Pour ce faire, la ou le titulaire doit:

- Effectuer le classement dans les systèmes appropriés (Content Server, serveurs, etc.); effectuer des copies et la numérisation de documents et transmettre aux personnes concernées.

Gestion de l'agenda du chef de service:

- Faire le suivi de façon quotidienne du calendrier du gestionnaire. Voir la mise à jour des activités de sorties, de rencontres et d'absences.
- Planifier des rendez-vous, organiser des réunions impliquant des convocations, des réservations de salles d'hôtels et/ou de véhicules et préparer les documents nécessaires, à la demande du directeur.

Responsable administrative des activités en lien avec la loi PECVL:

- Réaliser les activités administratives en lien avec la loi PECVL;
- Opérer le système pour le Centre de services et en effectuer le suivi.

**Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable**
- Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
- Régime d'assurances collectives ;
- 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
- Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
- Horaire variable ;
- Sécurité d'emploi ;
- Programme d'aide aux employés (PAE) ;
- Programme de soutien aux études ;
- Service de formation et de développement au sein de l'organisation ;
- Soutien financier à la pratique d'activités physique ;
- Équipements de protection individuelle fournis.

**Salaire annuel**:
38 352 $ à $ selon l'expérience*
- Ces salaires sont issus de la nouvelle convention collective des fonctionnaires