Adjoint(E) Administratif(Ive) - Montréal, Canada - Exo

Exo

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Introduction**:
Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d'autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l'avenir et l'innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l'emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c'est aussi bénéficier d'une foule d'avantages, tels que **:carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d'aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez EXO**

Relevant de la Directrice - Affaires juridiques, vous aurez la responsabilité d'assurer le soutien administratif de l'équipe Affaires juridiques (9 employés) et apporter votre assistance à l'équipe Audit interne et gestion des risques (2 employés).

**Responsabilités principales**:

- Prendre en charge le calendrier de la Directrice, assurer le suivi de ses rencontres et lui apporter un soutien actif au quotidien (mise en place de rappels, prévision de plages de travail, gestion des conflits d'horaire, organisation et déplacement de réunions, etc.) ;
- Assurer un suivi des courriels prioritaires de la Directrice ;
- Apposer la signature de la Directrice à sa demande et coordonner l'obtention des signatures des directions exécutives ou de la direction générale ;
- Agir comme personne-ressource pour les conseillers juridiques et le personnel de l'équipe en s'assurant d'avoir une connaissance des dossiers en cours ;
- Rédiger la correspondance, les notes de service ou tout autre document selon les instructions des conseillers juridiques et de la Directrice ;
- Effectuer le rappel des échéances liées aux dossiers litigieux, aux dates de tombée des instances, à la gestion de la contribution des employés et à la formation obligatoire ;
- Organiser les rencontres plus complexes pour l'ensemble des membres des deux équipes ;
- Assurer la préparation, la relecture, la présentation et l'uniformisation de divers documents (ententes, actes, opinions, documents normatifs, tableaux, fichiers Excel, notes de service et PowerPoint destinés aux instances, etc.) provenant des deux équipes en assurant le contrôle de la qualité des normes officielles d'exo et en effectuer l'envoi par la poste, par messager, par courriel ou par huissier, selon le cas ;
- Effectuer les demandes de biens et services dans le système SAP, assurer le paiement des factures conformément aux procédures en place et préparer les courus mensuels ;
- Préparer diverses requêtes (réclamation de dépenses, réquisition de paiement suite à une transaction, autorisation de formation, demande d'assistance au Centre de services TI pour des équipements ou des logiciels, etc.) ;
- Supporter le responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels dans l'ouverture, le suivi et la gestion des dossiers ;
- Analyser et réacheminer le courrier reçu pour l'ensemble de la direction exécutive ;
- Ouvrir et fermer les dossiers et classer les documents en considération du système général de classement et selon les recommandations de l'équipe de la gestion documentaire ;
- En cas d'absence de l'adjointe administrative de l'équipe Gouvernance et affaires commerciales, maintenir les inventaires nécessaires aux activités quotidiennes : matériel de bureau, etc. ;
La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d'être effectuées par le titulaire du poste.

**Exigences normales du poste**:
**Scolarité**
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat juridique ou l'équivalent.

**Expérience**
- Minimum de 6 années d'expérience pertinente, dont un minimum de 2 ans dans le domaine juridique.

**Compétences et aptitudes**
- Faire preuve d'organisation, de rigueur, de discrétion et de collaboration ;
- Capacité à jongler avec de multiples priorités dans les délais serrés et à travailler sous pression dans un environnement dynamique et en constante évolution ;
- Excellentes aptitudes en communication, pour le service à la clientèle et pour les relations interpersonnelles ;
- Posséder une connaissance approfondie de la suite Office (Teams, Word, Outlook, PowerPoint et Excel) ;
- Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement de la correspondance ;
- Avoir un grand souci