Secrétaire - Réseau Québécois Sur L'énergie - Montréal, Canada - Université du Québec à Trois-Rivières

Université du Québec à Trois-Rivières

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Affichage du 16 février au 3 mars 2023

CONTRAT D'UNE DURÉE D'UN AN / 7h00 par semaine

Cette personne effectue différentes tâches de secrétariat telles que l'accueil et l'information, le traitement du courrier, le classement et la photocopie. Produit divers documents, remplit les formulaires administratifs et assure le suivi d'opérations bien définies.

Plus précisément, la personne:

- Participe à l'organisation d'évènements
- Effectue le suivi des dépenses et les suivis budgétaires
- Fait les suivis administratifs pour l'adhésion des nouveaux membres
- Voit à l'accompagnement administratif des membres et du comité étudiant
- Prépare des rencontres, prend des notes et rédige l'ordre du jour
- Procède aux affichages de postes
- Compose l'infolettre et met à jour le site web du RQEI à partir des informations reçues de la direction et des membres du RQEI

Exécute et assure le suivi d'opérations administratives telles que vente de matériel, tenue d'une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, retour de marchandises, prise d'inventaire, renouvellement des fournitures de bureau, demande de clés, réservations d'appareils, de locaux et de services. Participe à la préparation et au déroulement d'événements ou d'opérations spéciales ou spécifiques tels que colloques, congrès, expositions, cliniques. Enregistre les réservations et les rendez-vous, encaisse les frais de participation et informe les participants. Effectue des recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements factuels. Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques, note et transmet les messages. Convoque les participants aux réunions. Accueille les visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, les procédures et les normes en vigueur. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère l'usager à la personne responsable. Tient à jour le système de classement et des tableaux d'affichage. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Effectue des travaux de photocopie, trie, pagine et assemble des travaux. Utilise et voit à l'entretien courant des divers appareils de bureau tels que système informatisé de traitement de l'information, photocopieur, télécopieur, dictaphone et calculatrice. Fait les appels de service, lorsque requis. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.