Secrétaire-réceptionniste - Sherbrooke, Canada - Le Gîte Du Bel Âge

Le Gîte Du Bel Âge

Verified Company

Sherbrooke, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**PROFIL DE POSTE**

Nous sommes à la recherche d'une personne polyvalente ayant un excellent sens du service à la clientèle afin de combler le poste de secrétaire-réceptionniste.

La secrétaire-réceptionniste agit avant tout comme contact principal entre la résidence et la clientèle (familles, visiteurs, etc.). Elle fournit également un soutien administratif à ses collègues de l'équipe de direction afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau et la bonne transmission de l'information. Elle travaillera étroitement avec la directrice, l'adjointe directrice, l'auxiliaire à la direction, la coordonnatrice et l'adjointe administrative.

**EXIGENCES**
- DEC en Techniques de bureautique, DEP en secrétariat ou toute autre formation pertinente;
- 3 à 5 années d'expérience dans le domaine;
- Connaissance avancée du français parlé et écrit (anglais parlé et écrit un atout);
- Maîtriser les principaux logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook);
- Maîtriser le logiciel Agendrix (un atout).

**SPÉCIFICATIONS**

Horaire de travail du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 00.

**ACTIVITÉS CLÉS**
- Service à la clientèle_
- Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes d'information générale (accueil).
- Tâches administratives_
- Produire les tableaux mensuels et en effectuer la distribution : calendrier des rendez-vous et transports et tout autre outil de travail nécessaire à l'équipe de direction et aux chefs d'équipe;
- Assurer la tenue à jour des documents concernant les usagers dans les cartables d'urgence;
- Réceptionner et distribuer quotidiennement le courrier des usagers;
- Assurer le remplacement de l'adjointe administrative lors d'absences et/ou vacances;
- Assister les techniciennes en loisirs dans la création du journal interne mensuel en corrigeant l'orthographe et la mise en page.
- Ressources humaines_
- Créer et/ou tenir à jour les offres d'emploi sur diverses plateformes (Facebook, Indeed);
- Participer à l'élaboration des horaires de travail, conjointement avec l'adjointe directrice et la directrice;
- Tenir l'horaire de travail à jour dans Agendrix;
- Gérer les comptes Agendrix des employés (création et archivage);
- Préparer le fichier de paie aux deux semaines, conjointement avec la directrice.
- Gestion des rendez-vous des usagers_
- Réceptionner les rendez-vous, médicaux ou non, pour les usagers;
- Effectuer les réservations de transport adapté, si nécessaire;
- Planifier les accompagnements (familles ou agence);
- Préparer les documents nécessaires aux usagers pour leurs rendez-vous;
- Tenir à jour le calendrier des rendez-vous et en effectuer la distribution à chaque mise à jour.
- Approvisionnement des biens essentiels_
- Gérer les gants jetables : tenir un inventaire et approvisionner les étages de façon hebdomadaire selon les besoins;
- Gérer les produits d'hygiène fournis par l'établissement : tenir un inventaire, approvisionner les étages de façon hebdomadaire selon les besoins et effectuer les achats lorsque nécessaire.
- Réseaux sociaux et logiciels de gestion_
- Gérer la page Facebook de la résidence;
- Effectuer les demandes d'ouverture et/ou fermeture de compte pour les usagers (services de câblodistribution);
- Gérer Agendrix - Logiciel de gestion des horaires de travail.

**APTITUDES REQUISES**
- Excellent sens du service à la clientèle (entregent, politesse, courtoisie);
- Sens élevé de l'organisation et de la qualité du travail;
- Autonomie et initiative;
- Capacité à gérer plusieurs tâches et dossiers simultanément (polyvalence);
- Solides aptitudes à travailler en équipe;
- Bonne gestion du stress.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 18,50$ par heure

Heures prévues : 32.5 par semaine

Avantages:

- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Flexible Language Requirement:

- Anglais non requis

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Formation:

- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience:

- secrétariat: 3 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel