Agente ou de Soutien Administratif, Classe - Quebec City, Canada - Cegep Limoilou

Cegep Limoilou

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Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Votre mandat

**Intitulé du poste**:

- Agente ou de soutien administratif, classe principale aux Services adaptés

**Catégorie de personnel**:

- Personnel de soutien

**Description de la fonction**:

- À titre d'agente ou d'agent de soutien administratif, classe principale aux Services adaptés, votre rôle principal consistera à coordonner (planifier, organiser, suivre, évaluer et recommander) les travaux administratifs et les opérations de votre secteur d'activités.De façon plus spécifique, vous relèverez les défis suivants:
- Planifier et coordonner les activités liées à la gestion des examens dans les locaux des services adaptés : planification des examens du lendemain, extraction des rapports, impression des examens et consignes, relance des professeurs, recrutement, formation, horaire et supervision des surveillants, accueil des étudiants, vérification du matériel et des mesures autorisées, gestion des situations particulières (retard, tricherie, crise), répondre aux questions de la population étudiante et des professeurs, leur retourner les examens, surveillance des examens par caméra au besoin, etc. ;
- Opérer le système de gestion des examens (DESA), assurer le soutien aux utilisateurs ;
- Planifier et coordonner la passation de l'épreuve uniforme de langue pour la population étudiante inscrite aux Services adaptés ;
- Procéder à l'analyse des preuves diagnostiques des étudiants afin de valider si elles sont conformes aux exigences et assurer le suivi avec les intervenants ;
- S'assurer que les dossiers physiques et numériques soient conformes en tout temps aux exigences du Ministère ;
- Planifier et coordonner les cours d'été (s'assurer d'avoir les plans d'intervention des étudiants des autres cégeps, que les mesures d'accommodement soient mises en place, gérer les examens pendant les cours d'été, etc.) ;
- Collaborer à la mise à jour du calendrier des opérations, s'assurer de sa mise en œuvre et proposer des améliorations ;
- Élaborer et s'assurer de la mise à jour de l'arborescence des Services adaptés et de la nomenclature des documents, de l'archivage des documents selon les normes ;
- Planifier et organiser le service de soutien à la correction ;
- Initier au travail le nouveau personnel administratif, voir à la distribution du travail entre les agents et agentes de soutien administratif et s'assurer du suivi des tâches ;
- Effectuer les demandes de remboursement des accompagnateurs physiques et des interprètes ;
- Recueillir, compiler et tenir à jour les statistiques du service ;
- Recevoir des rapports statistiques et en assurer le suivi, principalement au niveau de la réussite des étudiants ;
- Collaborer à l'élaboration de sondages pour obtenir différentes informations auprès de la population étudiante inscrite aux Services adaptés ;
- S'assurer de la planification et de la gestion du dossier des formulaires avec la DSTI ;
- Mettre à jour les documents et les procédures et s'assurer qu'elles soient appliquées ;
- Formuler des suggestions au personnel de soutien, professionnel ou de gestion afin d'améliorer le déroulement des activités ;
- Au besoin, effectuer toute autre tâche connexe.

**Exigences spécifiques**:

- Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.Mais aussi...- Être à l'aise avec les étudiants et étudiantes qui présentent des besoins particuliers ;
- Faire preuve d'écoute, de discrétion et de patience pour bien évaluer les demandes des étudiants et étudiantes et des professeurs ;
- Détenir des aptitudes à donner un service à la clientèle diligent, équitable et basé sur le respect ;
- Avoir des aptitudes à évaluer des situations, résoudre des problèmes, établir des priorités et respecter les échéanciers ;
- Être en mesure de traiter des demandes simultanées de diverses provenances et travailler plusieurs dossiers à la fois dans un contexte d'interruptions fréquentes ;
- Avoir un bon sens de l'organisation et une bonne capacité d'adaptation ;
- Avoir la capacité de travailler sous pression lors de périodes intensives (mi et fin de session) ;
- Posséder des aptitudes pour le travail d'équipe ;
- Maîtriser les logiciels de la suite Office : Word et Excel (mise en page, tableaux, graphiques, statistiques), PowerPoint et Outlook ;
- Connaissance approfondie du logiciel Excel est un atout ;
- Connaissance du logiciel DESA et CLARA est un atout ;
- Savoir interpréter et faire le suivi de rapports informatisés ;
- Maîtriser la langue française à l'oral et à l'écrit ;
- Posséder des connaissances pratiques relatives au secteur d'activités.

Les avantages qui vous attendent:
- Milieu de vie actif, collab