Adjoint(E) de Direction - Montréal, Canada - Les Enseignes Professionnelles

Les Enseignes Professionnelles

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Les Enseignes Professionnelles** est une entreprise familiale spécialisée dans le domaine de l'affichage et de la signalisation depuis 40 ans. Nous sommes spécialisés dans **la création** (conception de devis, analyse des besoins, mise en place de prototype), dans **la fabrication et l'installation** de tout projet d'affichage sur mesure tel qu'enseigne, impression grand format, architecture visuelle et mobilier urbain. Notre équipe est composée de gens passionné par leur travail avec le souci du détail, ce qui fait que chaque produit fabriqué à notre usine se démarque.

**Adjoint(e) de direction**

Nous sommes à la recherche d'une personne proactive afin d'agir à titre d'adjoint(e) de direction.

Relevant de la Présidente, vous aurez à l'assister, ainsi que son équipe de direction, en assurant un soutien dans l'exécution efficace de travaux à caractère administratif dont la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes et dans la réalisation de suivis administratifs.

***Vos principales responsabilités**:

- Répondre aux appels téléphoniques pour la Présidente en son absence ou lorsqu'elle n'est pas disponible;
- Rédiger les documents de mise en production;
- Assister l'équipe de direction dans la planification et la gestion des activités quotidiennes;
- Rédiger et corriger les documents légaux et confidentiels (lettres de garantie, ententes de partenariat et/ou de confidentialité, procurations, résolutions, etc.);
- Participer au recrutement de nouveaux employés en rédigeant et publiant les offres d'emploi;
- Assurer le lien fonctionnel entre sa supérieure et les intervenants internes et externes de l'organisation;
- Participer à la préparation des projets d'appel d'offres en rédigeant les documents légaux (cautionnements, lettres de présentation, bordereaux des prix, et tout autre document lié aux appels d'offres publics et privés);
- Préparer les documents légaux (CNESST, cautionnements de soumission et d'exécution, attestations d'assurances, attestations de Revenu-Québec, RBQ, etc.);
- Rédiger et corriger les contrats de vente pour Enseignes Professionnelles et les conventions d'affichage pour Marchand Publicité;
- Assurer l'obtention des permis et des certificats d'autorisation auprès des villes ou des municipalités;
- Effectuer les démarches auprès des municipalités pour recueillir des informations sur la réglementation d'affichage;
- Accompagner la Présidente lors des rencontres avec les clients pour prendre note des projets à soumissionner et fournir les informations pour les demandes de prix et les soumissions pour l'adjointe aux ventes;
- Accepter d'accompagner la Présidente pour certaines réunions à l'extérieur de Trois-Rivières;
- Vérifier et corriger les plans et conceptions visuelles pour s'assurer qu'ils correspondent aux demandes des graphistes avant envoi aux clients;
- Envoyer les soumissions et les présentations visuelles aux clients de la Présidente;
- Gérer l'agenda et les communications;
- Participer à la mise à jour du site web (offres d'emploi, nouvelles réalisations, etc.);
- Contribuer au calendrier des publications sur les réseaux sociaux en rédigeant des « posts »;
- _La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste._

**Profil recherché**:

- Posséder un DEC en administration ou toute autre formation jumelée à une expérience pertinente sera considérée;
- Minimum de 5 ans d'expérience en entreprise, idéalement dans un rôle de support à la direction;
- Connaissance de la gestion des opérations dans le domaine manufacturier et/ou de la construction (un atout);
- Excellence compétences en informatique : traitement de texte, gestion de bases de données, et logiciels d'affichage de pages Web et de communication électronique;
- Grande capacité d'adaptation au changement;
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ainsi qu'à gérer les priorités;
- Aptitudes élevées au travail d'équipe et au leadership;
- Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite;
- Excellente maîtrise du français;
- Excellent sens de l'organisation;
- Capacité de jugement et respect de la confidentialité;
- Se plaire à relever des défis professionnels;
- Être axé résultats et en mode solutions notamment en situations critiques et urgentes;

**Conditions**:

- Poste permanent à temps plein de jour;
- Horaire régulier du lundi au vendredi de 8h à 17h avec possibilité de terminé à midi le vendredi selon les demandes et projets en cours;
- Rémunération compétitive.

**Travailler pour Les Enseignes Professionnelles, c'est**:

- Une conciliation travail-famille;
- Une équipe dynamique et fière des projets réalisés