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Adjointe administrative ou adjoint administratif à la directrice de cabinet, des relations gouvernementales et des affaires publiques (BB-19DC1)

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Sommaire de la fonction

Relevant de la directrice de , la personne effectue un travail de secrétariat et administratif afin d’assister cette dernière dans la réalisation de certains mandats et d’assurer le bon fonctionnement de la Direction des relations gouvernementales et des affaires publiques. En collaboration avec l’adjointe administrative du directeur général de l’INRS, elle offre également un soutien à la Direction générale dans ses activités.


Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, elle tient à jour l’agenda, vérifie les dispositions, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble les documents pertinents; assiste la directrice dans le suivi des dossiers et le respect des échéanciers. Elle traite les affaires courantes, organise les déplacements, effectue les réservations (restaurants, hôtels, transports, etc.), prépare les rapports de dépenses de voyages et assure le suivi approprié.

Elle prépare et assure le suivi du budget de fonctionnement de la Direction des relations gouvernementales et des affaires publiques.

Elle reçoit les appels et le courrier, prend connaissance des courriels, identifie les urgences, les transmet, au besoin, aux personnes concernées, en assure le suivi; rédige la correspondance; complète les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet à la directrice de cabinet.

Elle répond aux demandes de renseignements en provenance de l’interne et de l’externe, règle certaines questions et redirige, au besoin, les demandes aux bonnes personnes. Elle assure une circulation efficace de l’information.

Elle organise des réunions et des évènements : prépare les listes d’invités; envoie des invitations; convoque les personnes concernées; voit à la réservation de salles, à la préparation et à la distribution du matériel et des documents nécessaires; rédige ou révise les procès-verbaux, comptes rendus et rapports découlant de différents comités et rencontres; fait les suivis appropriés suite aux décisions prises, etc.

Elle collabore et assure le suivi ainsi que la tenue à jour de divers dossiers administratifs, fichiers et bases de données liés aux activités de la Direction.

Elle participe à la recherche préalable, à l’élaboration et à la mise en page de lettres, documents, rapports, tableaux et présentations de qualité; effectue l’entrée de données dans les systèmes appropriés et compile des statistiques pour divers rapports. Elle maintient à jour des listes de contacts de partenaires d’affaires et gouvernementaux.

Elle assure la gestion des documents et leur classement selon les principes établis, inventorie les fournitures de bureau et prépare les formulaires de demande de paiement, de demandes d’achats et autres, suivant les besoins.

Pour la Direction générale, elle accueille les visiteurs au bureau de Montréal et s’assure de l’organisation des réunions en présence. Également, en collaboration avec l’adjointe administrative du directeur général, elle aide à l’accomplissement des tâches de secrétariat et administratives liées à la Direction générale et elle la remplace lors de ses congés et de ses vacances.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.


Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou bureautique ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Expérience
  • Posséder cinq (5) années d’expérience de travail dans un poste comportant des responsabilités comparables en secrétariat de direction.
  • Autre

  • Excellente maitrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Connaissance approfondie de la suite MS Office;
  • Connaissance des organismes gouvernementaux et des institutions qui encadrent le développement et l’administration de l’INRS;
  • Bonne expérience de gestion d’agendas complexes;
  • Esprit d’équipe, autonomie, sens de l’initiative et grande disponibilité;
  • Sens développé de l’organisation, du service à la clientèle et facilité à communiquer;
  • Bon jugement, rigueur, souci du détail, précision, tact, diplomatie et discrétion;
  • Habileté reconnue en rédaction (dont les procès-verbaux) et esprit d’analyse et de synthèse;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois tout en maintenant un travail de qualité;
  • Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés;
  • Connaissances de base en comptabilité.
  • calendar_today3 hours ago

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