Ville de Val-d'Or

Agent(e) administratif (tive) (BB-23FCB)

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Description:

Description de l'emploi

AGENT(E) ADMINISTRATIF(IVE)
(Remplacement d’une durée d’un an)

Ce poste comprend les tâches qui relèvent des différents secteurs du service sports et plein air : direction, secteur aquatique, activités sportives et parcs.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Accueillir les visiteurs, recevoir les appels téléphoniques du service, répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service jugé apte à répondre ou communiquer les messages aux personnes concernées;
Assister et guider les internautes lors des inscriptions en ligne;
Dépouiller, distribuer et poster le courrier standard et électronique du service;
Rédiger, saisir, mettre en page, réviser, corriger, photocopier ou numériser la correspondance, différents formulaires et autres documents du service;
Produire différents documents visant la promotion des activités du service ;
Rédiger, publier et tenir à jour les messages pour les internautes dans le logiciel de loisirs Plateforme IC3;
Vérifier quotidiennement le journal des transactions électroniques de Plateforme IC3 internet;
Recueillir et transmettre les informations personnelles et bancaires des nouveaux employés au Service des ressources humaines;
Saisir, vérifier, ajuster et balancer les feuilles de temps des employés des différents secteurs du service dans le logiciel de paie Unicité;
Compiler et saisir diverses informations aux fins de statistiques ou autres;
Dresser et tenir à jour les différentes listes utilisées par le service (invitations, commanditaires, etc.) ou devant être produites par ce dernier;
Voir au classement, tant papier qu’informatique, à la mise à jour et à la disposition des documents et dossiers du service en conformité avec le plan de classification en vigueur;
Tenir à jour l’inventaire des fournitures de papeterie et des formulaires utilisés par le service;
Organiser et assister aux réunions de certains comités relevant du service, réserver la salle, organiser les repas si nécessaire, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux et les transmettre aux membres des comités concernés;
Préparer les dossiers des cours de formation aquatique, informer les participants, effectuer le suivi auprès du formateur et transmettre les résultats d’examen;
Recevoir et traiter les demandes d’adhésion des cartes Loisirs dans le logiciel d’inscriptions Plateforme IC3;
Procéder aux inscriptions et percevoir les paiements des participants aux diverses activités et programmes dispensés par le Service sports et plein air et assurer la bonne gestion de la liste d’attente;
Contacter la clientèle pour effectuer les transferts de niveau de cours à la natation ou d’annulation et sortir les formulaires de prise de présences;
Percevoir les paiements des contrats de location dans le logiciel Plateforme IC3;
Balancer, remplir les bordereaux de dépôt, sortir les journaux de caisses et les transmettre au Service de la trésorerie;
Assurer le suivi des états de compte et les transmettre aux clients ayant un compte en souffrance;
Remplir les requêtes, fournir les bons de commande aux demandeurs, réceptionner les factures et en assurer le suivi auprès du Service des approvisionnements;
Assurer une bonne gestion du système de classement des clés, les identifier et percevoir les dépôts de garantie pour les prêts de clés;
Préparer et transmettre à la trésorerie les demandes de remboursement, de paiement et de facturation ou autre;
Faire la demande des fonds de caisse, gérer et renflouer les différentes petites caisses;
Collaborer à la préparation des prévisions budgétaires annuelles du service en collaboration avec le directeur et les responsables de secteur. Saisir les données dans le logiciel Unicité;
Connaître et agir en conformité avec la politique en santé et sécurité au travail ainsi que le programme de prévention;
Initier, lorsque nécessaire, le personnel moins expérimenté;
Collaborer à la préparation des documents nécessaires à la tenue des différents programmes et activités relevant du service;
Maintenir à jour ses connaissances des logiciels utilisés dans le cadre de son travail;
Accomplir toutes autres tâches que pourrait lui demander son supérieur immédiat.

Critère d’emploi

PROFIL RECHERCHÉ

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation jugée équivalente;
Avoir une expérience pertinente d’au moins trois (3) ans dans le domaine;
Avoir une bonne capacité de production à la saisie et posséder une bonne connaissance de la Suite Office, d’Internet, d’Acrobat Pro et de Photoshop;
La connaissance du logiciel de loisirs Plateforme IC3 est un atout;
La connaissance du logiciel Unicité est atout;
Être autonome, avoir de l’entregent et de l’initiative;
Maîtriser parfaitement la langue française;
La connaissance de l’anglais est un atout;
Être disponible pour travailler à l’extérieur des heures de travail.

CONDITIONS

Ce poste est offert à temps complet à raison de 32,5 heures par semaine, selon le salaire prévu à la convention collective en vigueur. Le taux horaire est de 28 $.

MISE EN CANDIDATURE

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation et d’attestation d’études à l’attention du service des ressources humaines au plus tard, le 18 avril 2021.

Seules les candidats et candidates retenus pour le processus de sélection seront contactés.

Références : 2021_04_02E Organisation/Entreprise : Ville de Val-d'Or Ville : VAL-D'OR Courriel : Téléphone : (819) 824-9613 ext:2255 Télécopieur :

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