Municipalité d4e Saint-Adolphe-d'Howard

Secrétaire sécurité publique (BB-9DD6E)

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Description de l'emploi

Titre : Secrétaire sécurité publique
Service : Service sécurité publique
Supérieur immédiat : Directeur du service sécurité publique
Horaire : 14 heures par semaine
Salaire : entre 23,01 $ et 26,82 $
Entrée en fonction : mi-avril 2021
Sommaire des responsabilités :

Sous la supervision du directeur service sécurité publique, le titulaire du poste accueille les citoyens et exécute des travaux de secrétariat et de support administratif pour le service sécurité publique.
A. RESPONSABILITÉS :
• Recevoir les appels téléphoniques du service, les transférer aux personnes concernées, au besoin, et fournir les réponses verbales aux diverses questions posées par les citoyens, lorsque possible;
• Accueillir et informer les contribuables et leur fournir les documents nécessaires selon les directives;
• Prendre les messages et rendez-vous et les remettre aux personnes concernées. Suivre l’agenda de son supérieur immédiat;
• Trier le courrier quotidiennement et le distribuer aux personnes concernées;
• Rédiger, transcrire la correspondance, les rapports et les documents des membres du service (rapport d’inspection des bâtiments, rapport d’incident, guide des mesures d’urgence, procédurier);
• Préparer et classer les divers dossiers du service;
• Obtenir les informations pour les différentes soumissions de son service;
• Rédiger les textes et guides, faire la mise en page et faire publier au besoin les divers documents produits;
• Rédiger, mettre à jour et vérifier les ententes du plan de sécurité civile;
• Collaborer à la rédaction et diffusion du bulletin municipal et autres documents, en collaboration avec les acteurs concernés;
• Mise à jour des informations concernant le service de la sécurité publique sur le site web de la municipalité;
• Préparation des documents nécessaires à l’envoi des appels d’offres;
• Gestion des inventaires (bureau et casernes);
• Vérifier la transmission, sur réception des rapports de fausses alarmes et contraventions émis par le service des incendies et tenir un registre à cet effet;
• Émettre les avis et les constats d’infraction prévus au règlement de la SQ et tenir un registre à cet effet;
• Effectuer toutes les entrées de données et statistiques reliées à la bonne marche du service;
• Assister le directeur dans la préparation et le suivi budgétaire;
• Compléter les bons de commande et voir à obtenir les approbations de son supérieur et engager des bons de commande;
• Évaluer les frais encourus à chaque appel;
• Effectue le suivi des avis d’infraction et des constats d’infraction auprès de la Cour Municipale;
• Inscrire, dans le Gestionnaire Municipal, les informations pertinentes de chaque résidence, suite aux visites de prévention faites par le service incendie;
• Compiler les heures de travail de chacun des employés en vue de la rédaction d’un rapport de travail devant servir au service de la paie et pour les employés;
• Vérifier les rapports d’intervention incendie et entrer des données dans le logiciel approprié;
• Recevoir les avis de la SOPFEU et avertir les départements concernés lors d’une interdiction de brûler;
• Envoyer la liste des incendies déclarables (DSI) au MSP et production des rapports de suivi;
• Émettre des permis de brûlage pour les feux en plein air;
• Être disponible en cas de mesures d’urgence.
Effectuer toutes autres tâches connexes et en relation avec les responsabilités de la fonction à la demande de son Supérieur immédiat.

Veuillez faire parvenir par courriel à rh@stah.ca ou par courrier au 1881, chemin du Village, Saint Adolphe d’Howard (Québec) J0T 2B0 au plus tard le 16 avril 2021, votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation avec la mention « secrétaire sécurité publique » mettant en évidence vos compétences, vos connaissances et votre expérience.

Le genre masculin est utilisé uniquement pour alléger le texte

Critère d’emploi

B. QUALIFICATIONS ET EXIGENCES :

• DEC en techniques de bureautique ou l’équivalent
• Trois (3) années d’expérience en secrétariat
• Connaissance des logiciels de bureautique et de requêtes
• Connaissance en sécurité civile
• Français oral et écrit et anglais oral
• Sens de l’organisation et autonomie
• Dextérité, rapidité et précision dans le traitement des textes, rapports et documents
• Entregent, esprit d’équipe, sens des communications

Références : 2021-04-06 Organisation/Entreprise : Municipalité d4e Saint-Adolphe-d'Howard Ville : SAINT-ADOLPHE-D'HOWARD Courriel : rh@stah.ca Téléphone : (819) 327-2044 Télécopieur :

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