Adjoint(E) Administratif(-ive) à La Direction - Montréal, Canada - HEC Montreal

HEC Montreal

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Milieu de travail**:
Le** Service des immeubles** est constitué de quatre sections : les services techniques, le service d'entretien ménager, le service des aménagements et les services auxiliaires.

**Rôle et responsabilités**:
**L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative à la direction** met à profit ses connaissances des techniques de secrétariat et des rouages administratifs de HEC Montréal pour soutenir les activités du service des immeubles.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :_

Dans le but de libérer son supérieur, répond aux questions relevant de sa compétence, prépare la synthèse de problèmes ou de questions complexes, achemine les réponses obtenues et s'enquiert du suivi.

Assume la responsabilité et le suivi de certains dossiers ou projets spéciaux découlant d'activités du service. À ce titre, assure la confidentialité des dossiers.

Au besoin, aide le directeur pour fixer des rendez-vous. Prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et en assure le suivi.

Accueille les visiteurs et les dirige à l'endroit approprié. Répond aux demandes d'information générale.

Reçoit, filtre et achemine l'ensemble des demandes et fournit les renseignements d'ordre courant. Obtient et note le plus d'informations possible avant de transmettre les messages.

Reçoit, dépouille, estampille, classe et transmet le courrier aux personnes concernées; effectue de sa propre initiative les réponses courantes. Rédige la correspondance et les communications en faisant la cueillette, la recherche et l'agencement des renseignements nécessaires.

Rédige et envoie des courriels adressés à toute la communauté HEC selon les différentes activités du service en vigueur.

Organise les réunions, convoque les participants, prépare l'ordre du jour et les documents nécessaires. Au besoin assiste à ces réunions et en dresse le compte-rendu dactylographié; assure le suivi.

Mise à jour des relevés de congé des employés (absences, vacances, congés divers). Mise à jour du planificateur et du calendrier Outlook du service des immeubles.

Crée des demandes de traitement des heures (DPT) pour le paiement de primes ou d'heures supplémentaires pour les employés des métiers.

Crée des demandes d'autorisation d'engagement (DAE) pour lancer le processus de dotation lorsque requis.

Soumet les relevés de congés au Service des ressources humaines à toutes les deux semaines.

Vérifie et assure le suivi des budgets de fonctionnement de la direction. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.

Effectue les relevés de dépenses pour frais de voyage et de représentation ainsi que pour les différentes formations.

Compile des données de toute sorte et remplit des tableaux permettant la reddition de données énergétiques diverses.

À l'aide du logiciel approprié, prépare ou collabore à la préparation de diverses présentations.

Gère le dossier des uniformes et des chaussures et agit à titre d'intermédiaire entre les fournisseurs et les employés

Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à l'École. S'occupe d'élaguer et d'archiver les dossiers semi-actifs.

Reçoit les soumissions et remplit les demandes d'achat dans le système informatique approprié dans le but de créer des bons de commande pour nos fournisseurs de biens / services.

Assure l'inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement.

Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.

**Profil recherché**:
Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de six années d'expérience de travail pertinente*

Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite

Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant

Sens de l'organisation et bon jugement

Habileté en rédaction française

Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites

Connaissance de l'usage de la dactylographie (rapidité et précision) et de la disposition des textes

Intérêt marqué pour l'apprentissage de nouvelles technologies

Intérêt pour proposer des nouvelles méthodes de travail pour simplifier des processus peu complexes

Autonomie

Connaissance du secteur public, parapublic et du milieu universitaire (atout)

Connaissance de Microsoft Teams (atout)
- _Afin de s'assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l'absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d'évaluer et de sélectionner _toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour_ _le rôle._

**Avantages**:
23 jours de vacances annuelles après un an d