Adjoint(E) Administratif(Ve), Exploitation - Montréal, Canada - Groupe Petra

Groupe Petra

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Location**: 800 rue du Square-Victoria, Montréal

**Date d'entrée en fonction**: Dès que possible

**Statut de l'emploi**: Temps plein

Sous la supervision du Directeur immobilier, le ou la titulaire du poste veille à l'exécution efficace et en temps opportun les activités administratives du bureau afin de faciliter et à améliorer le bon déroulement des opérations de l'immeuble.

**Responsabilités principales**
- Traiter les factures dans le système comptable ;
- Émettre des bons de commandes ;
- Recueillir, codifier et valider les informations nécessaires à la facturation ;
- Assurer le suivi d'approbation et la facturation ;
- Réaliser le suivi des commandes, réceptions et livraisons ;
- Assister à la gestion de la documentation des projets ;
- Participer à l'élaboration de la documentation pour les appels de propositions ;
- Valider les feuilles de temps, le temps supplémentaires ainsi que le rapport d'entrées/sorties des clés et préparer le tableau récapitulatif (à chaque lundi) ;
- S'assurer du classement électronique de tous les documents techniques (rapports de balancement, devis, dessins d'atelier, plans et autres) et que ceux-ci sont disponibles et facilement accessibles sur le réseau informatique ;
- Mise à jour des certificats d'assurance des locataires ;
- Participer au suivi du programme de conformité de nos fournisseurs avec le programme Cognibox ;
- Transmettre les documents de consommations énergétiques à nos consultants pour le suivi énergétique ;
- Exécuter toutes autres tâches connexes.

**Profil recherché**
- 3 à 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires;
- DES ou DEP en bureautique, administration ou l'équivalent;
- Expérience en immobilier et/ou connaissance en mécanique du bâtiment est un atout;
- Très bonne maîtrise de la suite office;
- Excellent sens du service à la clientèle;
- Compétence en planification et excellent sens de l'organisation;
- Compétence en communication;
- Prise d'initiative et adaptation au changement;
- Travail d'équipe.

**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail accueillant et convivial;
- Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels;
- Un programme de formation et un plan de développement des compétences;
- Une ouverture aux nouvelles idées.

**Bâtir une carrière, ensemble.**
- Les collaborateurs de Groupe Petra contribuent grandement à son succès. Notre compagnie a bâti une équipe solide avec des professionnels compétents qui reflètent notre culture et nos valeurs. Travailler chez Groupe Petra est l'opportunité d'avoir une carrière épanouissante et stimulante._