Techncien(Ne) en Gestion Documentaire - Ottawa, Canada - Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario

Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario

Verified Company

Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Descriptif du poste**:
Au CEPEO, la différence c'est l'équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d'une éducation branchée sur l'avenir et axée sur l'excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d'écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l'Est ontarien et dessert plus de apprenants. Le CEPEO offre un développement de carrière individualisé et des possibilités d'avancement, un salaire compétitif, une gamme d'avantages sociaux ainsi qu'un régime de retraite, un stationnement gratuit et la possibilité de travail dans un milieu rural et urbain. Tout ça dans un milieu de travail multiculturel francophone dans l'Est ontarien. Joignez-vous à l'équipe dynamique du CEPEO

**Catégorie**:
Soutien administratif et conciergerie

**Titre du poste**:
Techncien(ne) en gestion documentaire

**Région**:
Ottawa

**Lieu de travail**:
Service de l'imputabilité organisationnelle et des ressources informationnelles

**Nature du poste**:
Poste régulier, syndiqué100% du temps (35 heures/semaine), 12 mois/année

**Date d'entrée en fonction**:
Dès que possible

**Sommaire des responsabilités**:
Sous la supervision de la direction du service de l'imputabilité organisationnelle et des ressources informationnelles et avec l'accompagnement des gestionnaires, le ou la titulaire du poste aura comme principales responsabilités de:

- Assurer le traitement des demandes de documents officiels d'éducation de la part de la communauté des anciens élèves;
- Assister à la préparation de documents pour répondre aux demandes internes et externes de consultation et d'accès à des informations sous la responsabilité du CEPEO;
- Assurer l'archivage des dossiers scolaires et des documents administratifs (classement, préparation, manutention et la vérification des dossiers et des boîtes);
- Assurer les commandes des documents pour la consultation des archives;
- Assurer le traitement des commandes, la gestion des stocks et la distribution de la fourniture pour les dossiers scolaires pour l'ensemble des écoles du CEPEO;
- Effectuer des tâches administratives pour l'ensemble du service (préparer des notes de service, des plans de formation, des rapports de demandes de remboursements, appuyer la gestion des factures, envoyer des invitations pour les réunions d'équipe et des formations, assurer l'accueil des nouveaux employés et répondre aux autres besoins internes du service );
- Soutenir les tâches techniques préparatoires à des communications systémiques et l'envoi de courriels de masse à l'interne et l'externe;
- Assurer à la mise à jour des contenus sur le site intranet du Service;
Saisir, compiler, préparer, vérifier et partager des données de nature diverse dans le cadre de projets d'analyse ou pour des besoins opérationnels divers;
- Appuyer le processus de vérification, correction et certification des données scolaires servant à la reddition de compte officielle du conseil scolaire.
- Effectuer des tâches d'impressions, de numérisation et de photocopies;
- Préparer des envois postaux et des envois par télécopieur;
- Effectuer des recherches et synthétiser des informations
- Contribuer à créer une synergie de collaboration au sein de l'unité responsable du soutien et de la formation aux utilisateurs, ainsi qu'avec les écoles, les autres services administratifs du CEPEO et les organismes externes;
- Fournir occasionnellement de l'appui à son service pour contribuer à la réalisation des objectifs.

**Exigences et qualifications du poste**:

- Diplôme d'études collégiales d'un (1) an en bureautique, en administration, en gestion d'information ou dans un domaine connexe ou toute combinaison d'études et d'expériences jugée pertinente
- Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit et bonne connaissance de l'anglais
- Compétences informatiques intermédiaires (suite office) et web
- Minimum d'un (1) an d'expérience dans des fonctions reliées au poste

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES

Communication interpersonnelle

Ouverture d'esprit

Intégrité

COMPÉTENCES PROPRES AU POSTE

Être organisé

Rigueur

Savoir s'adapter

Savoir transmettre l'information

**Exigences particulières**:
Un relevé d'antécédents criminels, datant de six mois ou moins, avec mention du secteur vulnérable.