Coordinateur(Trice), Location - Québec, Canada - Pure Industrial

Pure Industrial

Verified Company

Québec, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Résumé du rôle

En tant que coordinateur de location, vous rapporterez au Vice-président de location. Vous fournirez un soutien administratif en ce qui concerne la préparation des documents de location, des rapports, des documents juridiques et de l'analyse globale de l'utilisation des propriétés. Vous serez un membre clé de l'équipe et aurez l'occasion d'avoir un impact tout en soutenant nos locataires.

Principales responsabilités
- Gérer et résoudre les demandes de location émanant de prospects et de courtiers.
- Mettre à jour notre liste de disponibilités et notre site web pour les partager avec les collaborateurs externes.
- En collaboration avec le DL, préparer les dossiers pour le listing broker pour les unités disponibles (flyers, répertoire, plans, excel, spécifications de l'espace, etc.)
- Mettre à jour et créer divers outils de rapport pour les besoins de la location.
- Demande et suivi des services professionnels.
- Coordination avec le département des opérations pour l'accès aux locaux.
- Mise à jour des répertoires internes pour les documents en suspens ou exécutés.
- Diverses lettres/communications et documents sur demande.
- Rapports/centralisation de l'information pour le service de location.
- Participation à diverses réunions internes et externes.
- Mise à jour des répertoires internes de documents types.
- Coordination des dossiers entre les départements.
- Soutien administratif pour les projets en cours.
- Coordination, programmation et confirmation des réunions.
- Suivi des factures des fournisseurs (package, codes yardi, vérification des données, approbations, suivi de la facturation interne, etc.)
- Suivi des documents juridiques, identification des priorités juridiques et communication au département juridique.
- Demande et suivi des approbations auprès de la direction et des cadres supérieurs.

Compétences et expérience requises
- Baccalauréat en administration des affaires ou une combinaison d'expérience pertinente
- Minimum de 1 à 3 ans d'expérience dans un rôle impliquant des tâches similaires.
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français et en anglais. La connaissance de l'anglais est nécessaire car vous travaillerez avec des collègues, des parties prenantes internes, des partenaires et des locataires dans tout le Canada.
- Maîtrise de la suite Office, en particulier d'Excel.
- Vous avez l'esprit d'équipe ; vous êtes prêt à intervenir et à donner un coup de main au besoin.
- Excellentes aptitudes interpersonnelles et compétences en gestion du temps pour collaborer efficacement au sein de l'organisation.Role Summary

As Leasing Coordinator, you will be reporting to the Vice President, Leasing. You will provide administrative support with respect to the preparation of leasing documentation, reports, legal material, and overall analysis for use of properties. You will be a key member of the team and have a rewarding and inspiring opportunity to make an impact while supporting our tenants.

Core Responsibilities
- Manage and resolve prospective leasing inquiries from prospects and brokers
- Update our availability list and website for sharing with external collaborators.
- In collaboration with the LMDL, prepare the files for the listing broker for the available units (flyers, directory, plans, excel, space specifications, etc.)
- Update and create various report tools for leasing purposes.
- Requests and follow-up for professional services.
- Coordination with the operations department for access to the premises.
- Updating internal directories for outstanding or executed documents.
- Miscellaneous letters/communications and documents upon request.
- Reports/Centralization of information for the leasing department.
- Participation in various internal and external meetings.
- Update internal directories of sample documents.
- Coordination of files between departments.
- Administrative support for ongoing projects.
- Coordinating, scheduling and confirming meetings.
- Follow-up on suppliers' invoices (package, yardi codes, data verification, approvals, internal billing follow-up, etc.)
- Follow-up on legal documents, identification of legal priorities and communication to the legal department.
- Request and follow up of approvals with management & senior management.
- Ad hoc reporting and assisting with budgets

Required Skills and Experience
- Bachelor's degree in business administration or a combination of relevant experience
- Minimum of 1 to 3 years of experience in a role involving similar tasks.
- Excellent written and oral communication skills in French and English are required. Knowledge of English is required as you will work with colleagues, internal stakeholders, partners and tenants across Canada.
- Proficiency in the Office Suite, especially Excel
- A team-player; you are willing to step in and lend a hand as needed.
- Excellent interpersonal skills, and time management skills to effec