Shipping Coordinator - Baie-d'urfe, QC

English version · About AnalytiChem Canada · Based in Baie d'Urfé, Quebec, AnalytiChem Canada has been manufacturing certified reference materials, reagents, and innovative sample preparation equipment for inorganic analytical laboratories since 1980. · Backed by ISO 17025 and IS ...

Job description

English version

About AnalytiChem Canada

Based in Baie d'Urfé, Quebec, AnalytiChem Canada has been manufacturing certified reference materials, reagents, and innovative sample preparation equipment for inorganic analytical laboratories since 1980.

Backed by ISO 17025 and ISO 17034 accreditations, we support accurate and reliable measurements that underpin scientific and industrial progress. Our mission is to ensure that our solutions consistently meet the highest industry standards and deliver precision our customers can trust.

About AnalytiChem

AnalytiChem Canada is part of the AnalytiChem Group, a global company with more than 600 employees across manufacturing, distribution, sales, and support centers in Europe, North America, and Australia. Learn more about our history and journey to become one company: .

If you are looking for a dynamic work environment within a fast-growing international organization, where quality, collaboration, and continuous improvement are at the heart of what we do, AnalytiChem may be the place for you.

About the Role

As a Shipping Coordinator, you will play a key role in ensuring that outbound shipments are accurate, timely, and compliant with all regulations. You will report to the Warehouse Manager and collaborate with cross-functional teams locally and internationally, ensuring smooth coordination with warehouse staff, carriers, and external partners. You'll be part of a team that values precision, efficiency, and continuous improvement in shipping operations.

Key Responsibilities:

• Plan and schedule outbound shipments to meet delivery deadlines and carrier cutoffs.
• Prepare, verify, and maintain accurate shipping documentation, including bills of lading, packing lists, customs forms, and shipping labels.
• Coordinate with carriers and freight forwarders, confirm pickup windows, negotiate rates when necessary, and resolve delays or issues promptly.
• Ensure compliance with all shipping regulations, company policies, and international transportation standards.
• Collaborate with warehouse teams to ensure proper packaging, labeling, palletization, wrapping, and staging of outbound shipments.
• Conduct final verification of SKUs, quantities, and product condition before dispatch.
• Monitor shipment status and manage exceptions such as shortages, damages, or rework with proper documentation.
• Maintain accurate records of all shipping activities for traceability, reporting, and performance analysis.
• Contribute to continuous improvement initiatives to optimize shipping efficiency and reduce costs.

Your Profile

We are looking for a proactive and organized team player who values accuracy, compliance, and collaboration. You will thrive in this role if you are solutions-oriented, detail-focused, and comfortable working with both internal teams and external partners.

• 3–4 years of experience in shipping coordination, logistics, or supply chain operations.
• Strong understanding of outbound shipping processes, carrier management, and international shipping (including customs clearance and Incoterms).
• Familiarity with regulatory compliance, international shipping standards, and safety requirements.
• Proficiency in ERP or WMS systems for shipment tracking and documentation.
• Experience preparing shipping documents (packing lists, bills of lading, customs paperwork).
• Experience analyzing shipment performance and transportation costs.
• Strong problem-solving skills and ability to resolve shipping delays or discrepancies promptly.
• Excellent communication and negotiation skills for coordinating with internal teams, external partners, and carrier rate discussions.
• Ability to work in a fast-paced environment and manage multiple priorities effectively.
• Familiarity with continuous improvement methodologies.
• Bilingual (English/French).

What We Offer

We offer a stable and supportive work environment where you can develop your skills and grow within a quality-driven, international organization.

• A key role in managing shipments within a global company.
• Flat organizational structure with open communication.
• Competitive salary and benefits.
• Opportunities to contribute to process optimization and continuous improvement initiatives.
• A collaborative team and well-organized operational environment.

How to Apply

Be part of our journey Join our team and contribute to the efficiency and reliability of our global shipping operations.

French version

À propos d'AnalytiChem Canada

Basée à Baie d'Urfé, Québec, AnalytiChem Canada fabrique depuis 1980 des matériaux de référence certifiés, des réactifs et des équipements innovants de préparation d'échantillons pour les laboratoires d'analyses inorganiques.

Soutenue par les accréditations ISO 17025 et ISO 17034, l'entreprise garantit des mesures précises et fiables qui soutiennent le progrès scientifique et industriel. Notre mission : fournir des solutions de qualité répondant aux plus hauts standards de l'industrie.

À propos d'AnalytiChem

AnalytiChem Canada fait partie du groupe AnalytiChem, une entreprise internationale comptant plus de 600 employés en Europe, Amérique du Nord et Australie.

Découvrez notre histoire :

Si vous cherchez un environnement dynamique au sein d'une organisation internationale en forte croissance, où qualité, collaboration et amélioration continue sont au cœur de l'activité, AnalytiChem est fait pour vous.

À propos du rôle

En tant que Coordinateur(trice) des expéditions, vous jouerez un rôle clé pour assurer la précision, la ponctualité et la conformité des expéditions sortantes. Vous rapporterez au Responsable d'entrepôt et collaborerez avec des équipes locales et internationales pour garantir une coordination efficace avec le personnel d'entrepôt, les transporteurs et les partenaires externes. Vous ferez partie d'une équipe qui valorise la précision, l'efficacité et l'amélioration continue.

Responsabilités principales:

• Planifier et programmer les expéditions sortantes pour respecter les délais de livraison et les cut-offs des transporteurs.
• Préparer, vérifier et maintenir une documentation d'expédition précise (connaissements, listes de colisage, documents douaniers, étiquettes).
• Coordonner avec transporteurs et transitaires, confirmer les fenêtres de collecte, négocier les tarifs et résoudre rapidement tout problème ou retard.
• Assurer la conformité avec les réglementations, les politiques de l'entreprise et les normes internationales.
• Collaborer avec les équipes d'entrepôt pour l'emballage, l'étiquetage, la palettisation et le stockage des expéditions
• Vérifier les SKU, quantités et état des produits avant expédition.
• Suivre le statut des expéditions et gérer les exceptions (ruptures, dommages, retours) avec documentation appropriée.
• Maintenir des registres précis pour la traçabilité, le reporting et l'analyse des performances.
• Participer aux initiatives d'amélioration continue pour optimiser l'efficacité et réduire les coûts.

Votre profil

Nous recherchons une personne proactive et organisée, orientée solutions et attentive aux détails, capable de travailler avec des équipes internes et partenaires externes.

• 3 à 4 ans d'expérience en coordination des expéditions, logistique ou opérations de la chaîne d'approvisionnement.
• Solide compréhension des processus d'expédition sortante, gestion des transporteurs et expéditions internationales (y compris dédouanement et Incoterms).
• Connaissance des réglementations, normes internationales d'expédition et exigences de sécurité.
• Maîtrise des systèmes ERP ou WMS pour le suivi et la documentation des expéditions.
• Expérience dans la préparation des documents d'expédition (listes de colisage, connaissements, documents douaniers).
• Expérience dans l'analyse des performances et coûts des expéditions.
• Capacité à résoudre rapidement les retards ou écarts d'expédition.
• Excellentes compétences en communication et négociation pour coordonner avec équipes internes, partenaires externes et transporteurs.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Familiarité avec les méthodologies d'amélioration continue.
• Bilingue anglais/français.

Ce que nous offrons

• Un rôle clé dans la gestion des expéditions au sein d'une entreprise internationale.
• Structure organisationnelle horizontale et communication ouverte.
• Salaire et avantages compétitifs.
• Opportunités de participer à l'optimisation des processus et à l'amélioration continue.
• Une équipe collaborative et un environnement opérationnel bien organisé.
• Possibilités de formation et de développement en logistique et chaîne d'approvisionnement.

Comment postuler

Faites partie de notre aventure Rejoignez notre équipe et contribuez à l'efficacité et à la fiabilité de nos opérations d'expédition à l'échelle mondiale.

Job Types: Full-time, Permanent

Expected hours: 37.5 per week

Benefits:

• Dental care
• Employee assistance program
• Extended health care
• On-site parking
• RRSP match
• Vision care

Ability to commute/relocate:

• Baie-d'urfe, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Experience:

• shipping coordination, logistics, or supply chain operations: 3 years (required)

Language:

• English (required)
• French (required)

Work Location: In person