Adjoint(E) Administratif(-ive) à La Direction - Montréal, Canada - HEC Montreal

HEC Montreal

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Milieu de travail**:
**HEC Montréal** est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La **Direction des ressources humaines** est une équipe incontournable de partenaires et d'experts associés à la réalisation de la mission de HEC Montréal. Cette direction est axée sur une culture humaine et efficiente faisant vivre de façon cohérente les meilleures pratiques enseignées maximisant ainsi la mobilisation et le sentiment d'appartenance à l'organisation.

**Rôle et responsabilités**:
L'**adjoint administratif ou l'adjointe administrative à la direction** met à profit ses connaissances des techniques de secrétariat et des rouages administratifs pour assumer la responsabilité de certaines activités liées reliées à la gestion des dossiers traités par la Direction des ressources humaines, à la gestion financière et matérielle, à la gestion des données et aux communications internes de HEC Montréal. De plus, cette personne libère son supérieur immédiat de certaines tâches administratives et veille au suivi des dossiers en son absence.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :_

En collaboration avec son supérieur, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux. À ce titre, assure le caractère hautement confidentiel des dossiers. Tient à jour l'échéancier des projets et objectifs annuels de la Direction des ressources humaines.

Tient à jour l'agenda de son supérieur, fixe ses rendez-vous et les lui rappelle. Prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et en assure le suivi. Reçoit les visiteurs et les dirige à l'endroit approprié.

Lorsque requis, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et assure le suivi. Veille à l'organisation logistique de ses rencontres internes ou externes (inscription, itinéraire, etc.)

De façon à libérer son supérieur immédiat, reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels de son supérieur; fournit des renseignements d'ordre courant. Obtient le plus d'informations possible avant de transmettre les messages, répond aux questions relevant de sa compétence, prépare la synthèse des problèmes et questions complexes afin de les transmettre à son supérieur, achemine les réponses obtenues et s'enquiert du suivi.

Compile des données de toute sorte en vue de dresser des listes et des tableaux; procède à la création de fichiers.

En collaboration avec son supérieur immédiat, organise et prépare les réunions, convoque les participants, prépare l'ordre du jour et les documents nécessaires. Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte rendu; en assure le suivi. Assume la responsabilité et le suivi de certains dossiers ou projets spéciaux. À ce titre, assure le caractère confidentiel de ces dossiers.

Vérifie et assure le suivi des budgets des unités de la DRH. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires durant l'année à aux fins d'années financières. Collabore à la rédaction des budgets. Préparation des demandes d'achats pour la DRH. Gère les demandes de paiement pour l'unité administrative principale et fait le suivi des approbations des demandes de paiement pour les autres unités de la DRH. S'occupe des comptes de dépenses à partir des demandes de son supérieur et de l'ensemble de l'équipe de gestion. Gère les cartes de crédit de la DRH.

Traite les demandes Maximo, les demandes au Service aux utilisateurs, la mise à jour des organigrammes, les mouvements de personnel, les calendriers annuels, les rapports, etc. Elle corrige divers textes et correspondances, procède à l'envoi de différentes informations à la communauté employée.

Collabore étroitement avec les différentes unités de la Direction des ressources humaines, pour différentes tâches administratives variées, soutien au Comité de gestion, organisation des réunions, réservation de salle, correspondance et réunions. EX.:
Pour les services de la Paie et intelligence d'affaires RH et Rémunération ; soutien occasionnel en période d'impôts, vérification, etc. Au besoin, saisit, vérifie et met à jour les données relatives aux dossiers des employés de HEC Montréal dans le système de gestion intégré. Traitement des DAE pour les employés de la DRH.

L'Équipe Partenariat, santé globale et services conseils : traitement des factures, bilans de santé, gestion de l'entente contractuelle avec le fournisseur.

L'Équipe de la Planification de la main-d'œuvre, développement et e