Technicien en Administration - Montréal, Canada - CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Par une bonne connaissance du CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal et de sa direction, la personne titulaire de ce poste est sous la responsabilité fonctionnelle de la conseillère en gestion au bureau du PDG. Elle exerce un rôle de soutien administratif et de collaboration auprès du bureau de la direction générale ainsi que le maintien de bonnes relations avec les autres directions, ainsi que les partenaires externes de la direction, le tout dans le respect des règles de confidentialité établies. Elle assure principalement un ensemble de travaux à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat pour le bureau du PDG et PDGA, dans le respect des normes graphiques et d'affichage de l'organisation. Elle effectue également de façon autonome le suivi de certains dossiers,
- En plus de ces fonctions, la personne occupant cet emploi aura à:
- Accueillir les visiteurs et assurer une réponse ou un soutien approprié;
- Répondre aux appels téléphoniques et assurer une réponse ou un soutien approprié;
- Travailler en collaboration avec l'équipe de la direction générale ;
- Assurer le suivi comme pilote du répertoire commun
- Participe à la logistique des réunions relevant de la direction générale (agendas, invitations, rédaction de correspondances et préparation de dossiers nécessaires, etc.)
- Assurer la logistique de bureau (commande de fourniture, gestion du courrier interne, suivi des signatures, suivi des contrats, tenir à jour une base de données, agendas, etc.)
- Assister, sur demande, la technicienne en administration du conseil d'administration
- Participe à accroître l'efficacité de l'ensemble des activités de secrétariat de la direction générale
- Assurer la mise à jour de plusieurs dossiers administratifs
- Identifier, si nécessaire, les zones d'amélioration des processus reliés à son secteur d'activités tout en proposant des pistes de solutions afin de contribuer à l'amélioration continue
- Produire des correspondances, des outils de suivi ou autres documents (tableaux de suivis, planification des rencontres, etc.)
- Assister, à l'occasion, à divers comités et en faire la prise de notes
- Contribuer à l'élaboration et au développement des projets et dossiers relevant de sa compétence
- Recevoir, manipuler et transmettre plusieurs informations à caractère confidentiel
- Assister, si requis, la technicienne en administration du conseil d'administration
- Toutes autres tâches connexes à la demande de vos supérieurs

**Télétravail en mode hybride- Exigences:
- Exigences:
- Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent.
- Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access)
- Très bonne connaissance du français - Bonne connaissance du réseau de la santé
- Réussite des tests de connaissance (Français / Word / Excel)

Compétences requises- Bonne gestion des priorités
- Capacité de travailler sous pression, de coordonner plusieurs dossiers simultanément
- Souci de la qualité, discrétion, professionnalisme, jugement dans la prise de décision
- Communication orale et écrite - Capacité de gestion du stress lors des situations imprévues
- Autonomie, initiative et proactivité
- Méthodique, ordonné et bonne rapidité d'exécution
- Très bonne capacité d'analyse, de synthèse
- Excellente en rédaction de document;
- Bon jugement et discrétion sur l'information reçue ;
- Remarques:
- Le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.