Adjoint Administratif - Ottawa, Canada - Canadian Centre on Substance Abuse

Canadian Centre on Substance Abuse

Verified Company

Ottawa, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Poste**:
**Adjoint administratif (Premières Nations, Métis et Inuits)**

**Relève de**:
**Directeur, Partenariats et stratégies autochtones**

**Date**:
**Mars 2024**

Le Centre canadien sur les dépendances et l'usage de substances (CCDUS) transforme des vies en mobilisant les gens et les connaissances afin de réduire les méfaits de l'alcool et d'autres substances sur la société. En partenariat avec des organismes publics et privés et des organisations non gouvernementales (ONG), il travaille à améliorer la santé et la sécurité des personnes vivant au Canada. Le CCDUS est une ONG d'envergure nationale dont la vision parle d'une société canadienne en santé dans laquelle les données probantes transforment les approches concernant la consommation de substances.

Le CCDUS reconnaît que les Premières Nations, les Métis et les Inuits sont les détenteurs du savoir traditionnel autochtone. Il respecte le pouvoir des modes de connaissance autochtones et du savoir traditionnel autochtone et s'engage à apprendre de ce savoir et à l'intégrer dans son travail, avec l'encadrement adéquat.

Relevant du directeur, Partenariats et stratégies autochtones (ou son mandataire), le ou la titulaire appuie l'équipe Premières Nations, Métis et Inuits en accomplissant diverses tâches d'ordre administratif. Il ou elle fait partie d'une équipe de soutien administratif venant en aide aux autres divisions du CCDUS, au besoin.

**Responsabilités**
- Gérer et tenir à jour les calendriers Outlook du directeur
- Préparer des documents (p. ex. rapports, feuilles de calcul) et du matériel connexe (p. ex. graphiques)
- Assurer la coordination et l'organisation de réunions et contribuer à ce qu'elles se déroulent bien
- Gérer la logistique d'événements spéciaux (p. ex. choix de l'emplacement, service de traiteur, besoins techniques, inscription, hébergement et déplacements) et contribuer à ce qu'ils se déroulent bien
- Rédiger le procès-verbal des réunions de la division et d'autres rencontres, au besoin
- Entretenir des relations réciproques avec les communautés métisses, inuites et des Premières Nations et des organisations autochtones nationales, notamment la Thunderbird Partnership Foundation, l'Assemblée des Premières Nations, le Ralliement national des Métis et Inuit Tapiriit Kanatami
- Examiner les demandes de renseignements reçues par courriel et téléphone de collaborateurs internes et externes, y répondre et en assurer le suivi
- Mettre à jour les répertoires de contacts et les systèmes de gestion des documents, et expliquer le fonctionnement de ces systèmes d'information au personnel de la division, au besoin
- Tenir à jour les processus et le cartable d'orientation de la division, et expliquer ces processus aux nouveaux employés de la division, au besoin
- Fournir du soutien aux employés dans leur travail sur certains projets
- Inscrire les absences des employés de la division dans le calendrier Outlook
- Offrir un soutien administratif au directeur et au personnel de la division (p. ex. services de photocopie, de télécopie, d'archivage, de dactylographie et de création de documents)
- Passer en revue les demandes de remboursement des dépenses du personnel de la division et les faire approuver par le directeur
- Accomplir d'autres tâches, selon les instructions émises

**Qualifications**
- Au moins deux à trois ans d'expérience de travail avec des organisations métisses, inuites et des Premières Nations
- Formation pertinente, acquise de préférence dans un programme menant à un diplôme, ou expérience équivalente de travail avec des administrations, des communautés ou des organisations autochtones
- Excellentes aptitudes avec Microsoft Office (c.à-d. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et expérience de travail avec des bases de données et des systèmes de gestion des documents électroniques
- Vaste expérience dans la gestion de calendriers électroniques
- Compétences en organisation, en gestion du temps et en soutien, et capacité à gérer des tâches concurrentes, à établir les priorités et à assumer la responsabilité de l'exécution des tâches
- Capacité à faire preuve de discrétion et de jugement et à prendre des décisions
- Solides aptitudes en communication orale et écrite, en correction d'épreuves et en révision
- Capacité à bien travailler sous pression, avec tact et courtoisie, et avec peu de supervision
- Comportement professionnel et capacité à réfléchir de façon proactive
- Grandes compétences en résolution de problèmes et minutie
- Membre enthousiaste de l'équipe

**Atouts**
- Bilingue (français et anglais)
- Capacité à parler inuktitut, michif, cri, déné ou ojibwé

Le CCDUS souscrit aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion dans toutes les sphères de son travail. En tant qu'organisme, il s'engage à faire en sorte que les pe