Office Administrator - Gatineau, Quebec

Resumen del puesto

Nous recherchons un administrateur de bureau à temps plein pour rejoindre notre équipe.

Responsabilidades

• Aide les clients en personne, au téléphone et par voie électronique de manière professionnelle
• Tenez les clients informés tout au long du processus, travaillez avec les membres de l'équipe pour obtenir des mises à jour de statut à communiquer au client
• Répondre à toutes les demandes et expliquer aux clients tous les processus et besoins liés à l'assurance.
• Définir les points de contact client et assurer le suivi.
• S'assurer de l'acquisition et du respect du mode de communication principal (téléphone, e-mail, SMS).
• Importer les missions dans le système d'estimation, inclure les évaluations de tiers et saisir toutes les données administratives (DATES)
• Planifier et réserver les rendez-vous de réparation (assurance ou privé) en fonction des heures de réparation.
• Expliquez aux clients les conditions d'éligibilité à la location et réservez-les selon les besoins.
• Vérifiez les franchises et communiquez-les au client.
• Enregistrez tous les véhicules de courtoisie après leur restitution (enregistrez le kilométrage, le niveau d'essence et les dommages).
• Recevez les paiements des clients, des compagnies d'assurance et des tiers payeurs.
• Créez des dossiers/factures pour les réparations, les factures de remorquage et les factures de location.
• Travaillez avec vos collègues de manière professionnelle et bienveillante.
• Autres tâches selon les besoins.
• Organisation du bureau, nettoyage.
• Process customers in person, on the phone and electronically in a professional manner
• Keep customers updated throughout the process, work with team members to get status updates to communicate to the customer
• Answer all inquiries and explain all insurance related processes and needs to customers
• Outline the customer touchpoints and follow through
• Ensures primary method for communication is acquired, and followed (phone, email, text)
• Monitor Estimating systems for requests and Monitor for assignments, make notes when assignments received and follow up with customers within 24hrs to book appraisal appointment, confirm drivability, towing etc
• Import assignments into estimating system, include 3rd party appraisals and enters all administrative data (DATES)
• Schedule and book insurance or private repair appointments by the hours of the job being repaired
• Explain to customers rental eligibility and book them as required
• Verify Deductibles and communicate to customer
• Prepare all necessary paperwork for claims (drop packages and pickup packages)
• Check in all courtesy cars after customers return them, (record mileage, gas, note any damages).
• Receive payments from customers, insurance companies and third-party payors.
• Create files/invoices for repairs, towing bills, rental bills.
• Work with co-workers in a professional and kind manner
• Other duties as required. Office organization, cleaning.

Qualifications

• Biligual Francais/Anglais obligatoire
• Experience dans l'industrie automobile
• Experience avec le service client

Benefits

• RRSP Programme
• Courverture Sante et Dentaire

Job description