Registration and Exhibit Services Coordinator - Westmount, Canada - Canadian Institute of Mining (CIM)

Description

** de l'inscription et des services aux exposants**

**(English version follows)**

L'Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM) est à la recherche d'un.e expérimenté.e de l'inscription et des services aux exposants pour se joindre à son
équipe. L'ICM a son siège à Montréal et compte des membres partout au Canada et à l'international.
L'ICM est l'un des principaux organisateurs nationaux d'événements de grande envergure et de niche pour le secteur des minéraux, des métaux et des matériaux. Ce poste relève de la Directrice des
événements et implique une collaboration étroite avec cette dernière et avec tous les membres de l'équipe des événements.

De l'expérience dans le secteur à but non lucratif ou en entreprise est un atout. Une connaissance de l'industrie minière n'est pas une condition préalable (mais c'est un plus).

Il s'agit d'un poste à temps plein. L'ICM travaille en mode hybride (jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine).

**Rôle et responsabilités**

**Inscription**
- Capturer tous les détails liés aux participants des conférences pour planifier les inscriptions.

Diriger, superviser et tester le logiciel ou la compagnie d'inscription pour toutes les conférences de l'ICM dans le but d'offrir une interface facile à utiliser pour les usagers, comprenant le moins d'étapes possibles pour s'inscrire.
- Gérer le processus d'inscription pour tous les participants et toutes les parties prenantes, avant l'événement, sur place et post-événement. Responsable de tous les documents, processus, personnel suppléant et rapports.
- Fournir un soutien complet/service à tous les participants de l'événement au téléphone, par courriel et tout autre moyen de communication pour/avec les membres, les délégués, les exposants, les visiteurs, les présentateurs, les bénévoles, les VIP, les intervenants, etc.
- Superviser la fonction administrative de l'équipe des événements **. **Travail administratif et de coordination - par exemple, émettre des invitations génériques ou spécifiques à l'événement, préparer des présentations et des rapports, le comptoir d'inscription et d'information, les horaires du personnel, la formation du personnel et superviser les activités de l'inscription sur place et le personnel suppléant.
- Soutenir la Directrice et collaborer avec l'équipe dans diverses capacités, notamment la recherche et le développement, des tâches et des projets divers liés aux conférences et au marketing, ainsi que toute autre activité dérivée.

**Services aux exposants**
- Soutenir la Gestionnaire des ventes, Exposition et commandites, pour tous les aspects du programme d'exposition et de commandites.
- Servir de contact principal pour les fournisseurs, y compris la coordination de la logistique des exposants.
- Gérer la logistique sur place des exposants, y compris leur inscription, les salons des exposants, l'installation/démontage de la salle d'exposition et les opérations quotidiennes avec les fournisseurs.
- Assister la Gestionnaire des ventes dans la mise-en-œuvre d'une stratégie de rétention pour les expositions et les commandites.
- Répondre aux demandes par courriel et par téléphone des exposants et des commanditaires potentiels et existants.
- Mettre à jour et maintenir les informations de la base de données.
- Gérer les sections pertinentes (expositions, commandites et FAQ) du site Web pour maintenir l'exactitude des informations.
- Aider à la collecte et à la gestion des logos des commanditaires, ainsi qu'à la rédaction de rapports post-événement.
- Participer à la préparation du guide de l'exposant pour chaque conférence.
- Élaborer et rapporter les tendances en matière de rétention des exposants et de satisfaction globale grâce à des sondages et à des communications de suivi directes.
- Gérer d'autres projets liés aux événements au besoin, tels que la planification de conférences, la production d'événements virtuels, la coordination avec les hôtels, etc.

**Connaissances, Expérience et Compétences**
- Formation/éducation formelle en administration de bureau ou en planification d'événements
- 2 ans d'expérience dans un rôle de coordination ou de soutien événementiel
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite dans les deux langues officielles
- Compétences en organisation, capacité à effectuer plusieurs tâches et souci du détail
- Compétences en résolution de problèmes et en gestion du stress
- Maîtrise de l'utilisation de la suite MS Office ainsi que d'un logiciel de gestion des inscriptions
- Aptitude à la technologie pour apprendre et utiliser différents systèmes (Expocad entre autres)
- Disponible à voyager au Canada (4 à 5 déplacements par année)

**Comment postuler**

**À propos de l'ICM**

L'Institut canadien des mi