Adjoint Administratif ou Adjointe Administrative - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Vie sur le campus et engagement étudiant

Le Service de vie sur le campus et engagement étudiant soutient tous les étudiants de McGill en leur permettant d'accéder à des ressources et à des possibilités intéressantes de mobilisation. Il oriente les étudiants au sein de l'expérience étudiante de McGill en mettant en place des programmes d'orientation et de transition ainsi qu'en offrant des possibilités de vie étudiante sur le campus afin que les étudiants puissent développer leurs intérêts et perfectionner leurs compétences.

Sommaire du poste:
Aider l'équipe du Service de vie sur le campus et engagement étudiant (CL&E) à accéder au personnel de TI et de soutien technique dans le cadre de la formation d'autres personnes (étudiants et personnel) pour l'utilisation de logiciels ou de systèmes spécialisés pour des réunions ou des événements. Le ou la titulaire devra travailler en étroite collaboration avec les collègues du CL&E, recevoir des renseignements pertinents sur les événements, préparer et tenir à jour le calendrier annuel des événements du CL&E afin d'être en mesure de planifier les événements et toute la logistique connexe, y compris les réserver des salles et assurer la liaison avec d'autres membres du personnel pour organiser des activités complémentaires (TI, service de traiteur, etc.). Planifier tous les aspects des événements (formations, présentations, ateliers, réunions, conférences, séminaires, etc.), y compris l'emplacement, l'aménagement de la salle, les besoins technologiques, l'inscription, le suivi, etc. pour aider le CL&E à promouvoir les occasions d'orientation et de parrainage sur le campus.

Responsabilités et fonctions liées au poste:

- Organiser des activités à l'appui du fonctionnement quotidien du Service de vie sur le campus et engagement étudiant (CL&E) en veillant à ce que les services administratifs soient exécutés conformément aux buts et aux objectifs établis.
- Élaborer, programmer et mettre en œuvre un système de réservation pour les espaces de bureau et les salles de conférence afin d'accompagner les activités d'orientation à venir.
- Assurer la liaison avec les intervenants internes (c.‐à‐d. le groupe des communications des Services aux étudiants, le Bureau du directeur général) pour assurer la collaboration, la coopération et la diffusion de messages uniformes en lien avec les événements. Participer à l'organisation et au dépannage pendant les journées où se déroulent les événements des Services aux étudiants.
- Développer l'expertise des membres du personnel et leur offrir du soutien et de la formation en lien avec l'utilisation des systèmes et des logiciels de vidéoconférence de McGill, particulièrement en ce qui a trait à la prestation des programmes hybrides.
- Aider les animateurs à installer les systèmes et les logiciels de vidéoconférence de McGill.
- Recevoir et traiter les demandes de planification d'espace pour les événements et gérer les communications avec l'unité qui présente la demande.
- Organiser les installations et gérer tous les détails pour les événements comme la décoration, le service de traiteur, le divertissement, le transport, l'emplacement, la liste des invités, les invités spéciaux, l'équipement, les documents promotionnels, etc.
- S'occuper des préparatifs de voyage et apporter du soutien administratif, au besoin.
- Rédiger et consigner les processus et les procédures à suivre pour organiser un événement (élaborer des listes de vérification, les objectifs à atteindre, etc.).
- Effectuer d'autres tâches, selon les besoins.

Autres compétences ou aptitudes:
Formation et expérience mínimales requises:
DEC III 3 ans Expérience connexe /

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau H) $ $39.78

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Director Student Life and Involvement

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):

Date limite pour postuler:

- ._