SECRÉTAIRE DE DIRECTION, Vice-rectorat adjoint à l'enseignement et aux affaires professorales - Moncton, Canada - Université de Moncton

Description

Fonction et information générale

Le Vice-rectorat à l'enseignement et aux affaires professorales (VRAEAP) coordonne les processus d'assurance de la qualité des programmes et des services de soutien académiques de l'Université de Moncton et assure le soutien administratif des comités du Sénat académique qui y sont directement reliés. Le VRAEAP soutient également les processus administratifs reliés au développement de carrière des membres du corps professoral et du personnel enseignant du campus de Moncton (embauche, permanence et promotion, sabbatiques, etc.) et crée et conserve leurs dossiers officiels.

RESPONSABILITÉS :

La personne recherchée assiste la vice-rectrice adjointe ou le vice-recteur adjoint à l'enseignement et aux affaires professorales dans l'exécution de ses fonctions et voit au bon fonctionnement du VRAEAP.

En particulier, la personne choisie doit :

•Répondre à des demandes d'information en tant que personne-ressource et diffuser des informations aux membres des facultés et des campus en lien avec les processus administratifs relevant du VRAEAP ;

•Anticiper les besoins en fonction des échéanciers prévus dans les conventions collectives, les politiques académiques, les règlements universitaires, etc. en lien avec les processus administratifs relevant du VRAEAP ;

•Préparer, rédiger, réviser ou faire la mise en page de lettres d'engagement, rapports, procès-verbaux, correspondances, courriels, etc. qui s'adressent à des personnes internes ou externes en prêtant attention à la qualité de la langue ;

•Assumer la responsabilité du système de classement des fichiers numériques et créer et conserver les dossiers officiels des membres du corps professoral et du personnel enseignant du campus de Moncton ;

•Veiller au respect des politiques, procédures et règlements qui s'appliquent aux activités du VRAEAP;

•Veiller à la coordination et à la convocation de réunions, préparer l'ordre du jour de certaines réunions, organiser les dossiers à traiter et assurer les suivis demandés en respectant les délais prescrits ;

•Gérer de façon autonome diverses formalités administratives ;

•Assurer la gestion de l'horaire de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint à l'enseignement et aux affaires professorales ;

•Accomplir toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses fonctions.
Particularités EXIGENCES :

La personne choisie fait preuve des compétences suivantes :

•Diplôme universitaire de 1er cycle, ou l'équivalent en formation et expérience ;

•Exactitude et minutie ;

•Discrétion, tact et discernement, particulièrement lors de l'examen de renseignements de nature délicate ou confidentielle ;

•Excellentes aptitudes pour l'analyse et la résolution de problèmes ;

•Capacité d'innover dans l'exécution de ses responsabilités ;

•Capacité d'organiser la charge de travail, de gérer plusieurs priorités et de respecter les délais impartis ;

•Capacité de travailler de façon autonome avec un minimum d'encadrement;

•Capacité de conserver des relations proactives et efficaces avec les collègues et autres intervenants internes et externes ;

•Expérience dans la rédaction, la révision et la correction d'épreuves de notes de service, de lettres et d'autres documents ;

•Bonne connaissance de la suite Microsoft Office et différents logiciels ;

•Bonne connaissance des pratiques administratives, y compris la gestion des dossiers ;

•Maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit et une bonne connaissance de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit ;

•Comme atout, une bonne compréhension du milieu universitaire.

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence.

L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
Salaire Salaire annuel de 55 $ à 65 $ (40h/semaine)