Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif à - Ottawa, Canada - University of Ottawa

University of Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Titre du poste en revision

L'Université d'Ottawa — Un carrefour d'idées et de cultures

L'Université d'Ottawa compte une communauté dynamique de plus de étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l'augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d'offrir aux étudiants la meilleure expérience d'apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.

Nous sommes l'une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d'aujourd'hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l'Université d'Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d'amélioration continue, de croissance personnelle, d'excellence du service, de travail d'équipe et d'une passion pour l'apprentissage avec le désir de faire de l'Université d'Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l'Université d'Ottawa, vous avez votre place

Au sujet de la Faculté des sciences

Nous sommes devenus un véritable centre d'excellence, reconnu au Canada et à l'étranger pour nos prouesses en enseignement et dans nos laboratoires, où nos chercheurs s'attaquent à certaines des questions scientifiques les plus importantes et les plus pertinentes de notre époque. Notre passé est un témoignage de notre passion, tout comme le sera notre avenir. En ferez-vous partie?

Raison d'être du poste

Relevant du Directeur, Département de biologie, fournir un soutien administratif au directeur de département au sein d'une faculté pour assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. Assurer le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger les clients internes et externes. Fournir un appui aux opérations scolaires et aux activités de recrutement du personnel enseignant du département tout en respectant les procédures et règlements de l'Université.

**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:
Accueillir, informer et rediriger les personnes de l'interne et de l'externe au nom du directeur. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au directeur, en juger la pertinence et l'urgence pour assurer les suivis et impliquer le directeur lorsque nécessaire. Agir à titre de personne ressource auprès des personnes de l'interne et de l'externe en ce qui concerne les demandes de renseignements touchant les programmes, procédures et règlements du département afin d'en assurer la compréhension.

Gérer le calendrier du directeur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d'assurer l'emploi optimal de son temps. Organiser et coordonner la tenue des réunions et des comités qui sont présidés par le directeur et toutes autres rencontres qui lui sont demandées dans le but d'assurer leur bon déroulement. À cette fin, tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.

Coordonner la logistique relative aux processus d'embauche du personnel enseignant notamment, l'affichage, la sélection, les entrevues et l'intégration des nouveaux employés afin de soutenir les besoins opérationnels du département.

Effectuer une variété de tâches pour soutenir les opérations scolaires du département. À cette fin, coordonner le processus de gestion des horaires de cours et d'examens afin d'éviter les conflits dans les programmes conjoints; coordonner et contrôler l'allocation des salles de cours en fonction des projections d'inscriptions (contingentements, etc.), des besoins des professeurs et en lien avec les règlements de l'Université; coordonner les commandes des manuels de cours afin de s'assurer qu'ils arrivent à temps et en nombre suffisant.

Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consult