Coordonnateur(Trice) Principal(E) Des Affaires - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, organiser, distribuer et vérifier le travail d'autres employés et participer à leur formation. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Apporter un soutien administratif et accomplir des travaux de secrétariat dans le cadre des activités administratives et des affaires étudiantes. Participer à l'organisation des activités du département. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l'admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l'exactitude de ces derniers. Remplir des fonctions comptables.

Principales responsabilités:
- Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et assurer la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.- Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôle les inscriptions aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplir et approuver les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, les programmes de résidence et de stage.-
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées du calendrier. Coordonner la soumission au système central d'ordonnancement et agir en tant que personne de contact pour l'unité. Tenir à jour un dossier des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.- Coordonner les processus administratifs relatifs aux examens de synthèse et de défense orale des doctorants et à la soumission des thèses et mémoires.- Vérifier et compiler les notes. Coordonner la soumission des notes et les demandes de révision de notes ainsi que les examens reportés. Vérifier et corriger les relevés de notes. Préparer et assister aux réunions d'évaluation et en assurer le suivi, le cas échéant.- Préparer les budgets ou les propositions budgétaires. Surveiller et réconcilier les comptes. Enregistrer les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande. Corriger les erreurs et conseiller la personne-ressource appropriée.- Produire des rapports et des statistiques. Prendre des notes et dactylographier divers documents tels que de la correspondance, des rapports, des notes de service, etc. Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels ministériels et des rapports annuels. Rédiger de la correspondance et d'autres courts documents de nature complexe. Mettre en forme des documents et en vérifier la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Signer certains documents.- Planifier des réunions, contacter les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister à des réunions, rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des décisions prises dans son domaine de responsabilité.- Utilise une variété de logiciels. Entretenir les systèmes d'information informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes chargées des ressources informatiques, selon les besoins. Tenir et mettre à jour les dossiers administratifs. Tenir à jour les systèmes de classement et prendre des dispositions pour l'archivage.- Coordonner l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. Organiser les voyages.

La liste des fonctions et responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches pouvant être accomplies par un employé dont le poste a été apparié à cette description de poste générique.

Autres compétences et/ou aptitudes:

- L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit._

Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes