Adj à La Présidente Et Chef de La Direction - Montréal, Canada - MUSEE McCORD STEWART

MUSEE McCORD STEWART

Verified Company

Montréal, Canada

4 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Sous la supervision de la présidente et cheffe de la direction, la personne est responsable d'offrir un soutien administratif, logistique et comptable à la Direction.

Elle collabore étroitement avec la présidente et cheffe de la direction, anticipe ses besoins et la seconde au quotidien en planifiant, coordonnant et organisant les activités de son bureau et entretenant des relations fructueuses et cordiales avec un grand nombre d'interlocuteurs internes et externes. Elle fournit, en outre, une assistance administrative et technique au comité de direction.

**_ Gestion de l'agenda_**
- Filtrer et trier les communications et la correspondance de la présidente et cheffe de la direction (courriels, appels téléphoniques, courriers, demandes à l'interne, envoi de publications, etc.) et assurer les suivis nécessaires

**_ Organisation de réunions_**
- Planifier, coordonner et organiser les rendez-vous ou événements spéciaux ainsi que les réunions de la présidente et cheffe de la direction (différents comités, rencontres du personnel, "Thé avec la Présidente", participation à des conférences, etc.) ; réserver les salles, préparer en conséquence le matériel et les documents requis
- Coordonner et préparer la logistique pour les réunions du conseil d'administration (CA) et de ses sous-comités nécessitant la participation de la présidente et cheffe de la direction (réserver les salles de réunion, l'équipement audiovisuel, le service de traiteur, etc.) et, le cas échéant, fournir une assistance administrative aux membres du CA
- Planifier, coordonner et organiser les rencontres, les déplacements, les réservations d'hôtels et produire les rapports de dépenses de la présidente et cheffe de la direction et des membres du comité de direction
- Coordonner l'accueil d'invités (dignitaires, partenaires, donatrices et donateurs, etc.) selon un protocole approprié
- Diriger les demandes de visites protocolaires dont la participation de la présidente et cheffe de la direction ou autres représentant-es du Musée

**_ Communication_**
- Rédiger de la correspondance, tant en français qu'en anglais (traduction ou révision de textes)
- Assurer la diffusion des informations pertinentes avec les parties prenantes internes et externes
- Contribuer à la préparation de présentations PowerPoint, de rapports, de mises à jour, de tableaux Excel et autres documents
- Maintenir à jour les listes de contacts institutionnels (ex.: élu-es, directions de musées, et autres contacts-clés) et les listes d'invitations aux vernissages dans le CRM

**_ Administration_**
- Faire le suivi des ententes institutionnelles : banques de chambres d'hôtel et autres
- Procéder aux adhésions institutionnelles : ICOM, SMQ, Musées Mtl, etc.
- Assurer un suivi du budget de la direction générale
- Veiller à l'entretien et l'approvisionnement de la salle du conseil
- Classer les dossiers et conserver les archives (numériques et imprimées) de la direction générale et du CA selon les règles établies
- Trier et distribuer le courrier entrant et traiter le courrier sortant ainsi que d'autres tâches connexes