Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Faculté / Unité : École d'études permanentes, domaine de l'administration et gouvernance

Titre du poste : Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participer à l'organisation des activités de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Assurer la maintenance des systèmes d'information.

Responsabilités et tâches principales:
1. Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l'unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.

2. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l'unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.

3. Réunir des renseignements afin de préparer des demandes de subvention, établir la liaison avec d'autres organismes dans le cadre de cette compilation et en coordonner la présentation. Agir en tant que personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures internes ainsi qu'à celles des organismes de subvention. S'assurer que les renseignements sont complets et que les lignes directrices sont respectées.

4. Tenir à jour les dossiers des employés et remplir la documentation relative aux paiements, aux avis, aux nominations, aux promotions, aux congés sabbatiques, aux absences, de même que d'autres formulaires administratifs. Expliquer les procédures à suivre. Veiller au respect des échéances.

5. Compile les informations en vue de préparer les demandes de subvention, assure la liaison avec d'autres institutions pour cette compilation et coordonne leur soumission. Agit en tant que personne ressource concernant les politiques et procédures internes et celles des organismes subventionnaires. S'assure que les informations sont complètes et que les directives sont respectées.

6. Parcourir et trier le courrier. Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux questions dans sa sphère de responsabilité. Prendre note des mesures qui s'imposent et assurer un suivi.

7. Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.

8. Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d'utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l'utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et exigences- Surveiller les inscriptions en ligne à tous les programmes et cours du domaine, faire le suivi nécessaire auprès des clients et clientes quant aux paiements et aux inscriptions en attente.- Élaborer des outils pour aider à améliorer l'efficacité du domaine en matière de suivi de l'information et de production de statistiques et de rapports.- Communiquer avec les étudiants et étudiantes (par courriel/téléphone) au sujet des changements apportés aux programmes et aux cours, de l'inscription, des plans d'études et d'autres questions.- Préparer dans les délais prescrits les horaires de production pour répondre à l'ensemble des besoins logi