Administrative Student Affairs Coordinator - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l'appui des activitésadministratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et desdossiers de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l'admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leurdossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l'exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l'unité.

Responsabilités et tâches principales:
- Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre les problèmesdans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes etexternes appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.- Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Recueillir et présenter des renseignements factuels liés à sa sphère de responsabilité etrecommander des changements de procédure afin d'améliorer le fonctionnement de l'unité. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.- Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d'explication. Contrôler les inscriptions aux cours. Contribuer à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription aux cours et aux programmes. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.- Conseiller les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l'Université et deséchéances. Selon les besoins de l'unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.- Compiler les renseignements et vérifier et mettre à jour les inscriptions dans les horaires et les calendriers. Coordonner les soumissions au système d'ordonnancement central et agir comme personne-ressource pour l'unité. Maintenir un dossier à jour des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.- Organiser des activités déterminées articulées autour de la rentrée, des demandes de prêt, de l'évaluation des cours et de la résidence ainsi que de l'horaire et de la surveillance des examens. Préparer des horaires et prévoir les réservations de salles pour l'unité. Préparer les examens pour l'unité, en établir le calendrier et faire les réservations nécessaires.- Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.- Coordonner l'organisation d'événements comme des symposiums et des conférences. S'occuper des préparatifs de voyage

La liste des fonctions et responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches pouvant être accomplies par un employé dont le poste a été apparié à cette description de poste générique.

Autres compétences et/ou aptitudes:
Capacité manifeste de mener plusieurs tâches de front, d'évaluer les priorités et de respecter des échéances strictes. Doit démontrer un sens de l'organisation, un souci du détail et un esprit d'initiative excellents. Orientation client et service. Souplesse certaine pours'adapter aux demandes et aux changements fréquents. Expérience certaine du travail avec des étudiants. Capacité manifeste d'écouter les étudiants et le personnel et de les aider à résoudre différents problèmes, ainsi que de communiquer clairement l'information de vivevoix et par écrit et de bien comprendre l'information ainsi reçue. Expérience des relations avec les médecins, les résidents en méde