Administrateur ou Administratrice de Bureau - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Principales responsabilités:
Coordination des subventions
- Agir en tant que personne-ressource initiale pour les demandeurs de subventions. Fournit des informations générales et des conseils sur le processus de demande de subvention et sur les exigences en matière de signature. Signe au nom du vice-doyen pour les demandes de subvention. Veille à ce que les lignes directrices relatives à la politique de signature soient respectées ;
- Assister et/ou remplacer le chargé de recherche pendant les périodes de pointe, les absences et les vacances, en ce qui concerne (a) l'information sur les subventions et les bourses salariales du FRQS et le processus de demande, (b) les processus d'évaluation interne par les pairs, (c) la communication des résultats des demandes de subventions;
- Mettre à jour la page web de l'unité avec des informations pertinentes ;
- Participer aux réunions de procédure avec le Bureau de la recherche subventionnée de l'Université et les hôpitaux affiliés à McGill concernant les concours de subventions et les procédures d'examen administratif ;
- Recueillir les données sur les concours de subventions auprès des établissements affiliés à la faculté et du bureau du vice-recteur à la recherche et à l'innovation.

Réunions et événements
- Assurer une gestion efficace, précise et confidentielle du calendrier du vice-doyen, en faisant preuve d'une grande capacité de jugement et de décision, notamment en fixant des priorités et en respectant les délais ;
- Faire preuve d'un haut niveau de discrétion et de confidentialité lorsqu'il s'agit d'informations sensibles ;
- Planifier et organiser des réunions selon les besoins. Contacter les participants, vérifier leur disponibilité, rassembler les documents et envoyer la documentation (par courrier électronique) avant les réunions ;
- Planifier et coordonner tous les déplacements du vice-doyen pour les réunions externes, les conférences et les symposiums en dehors de la ville. Remplir les formulaires d'inscription aux conférences, organiser les déplacements, réserver les hôtels, etc. Compiler tous les documents pertinents avant les voyages. Traite tous les documents relatifs aux notes de frais conformément aux procédures établies. Tenir un registre de toutes les dépenses ;
- Rédiger et préparer la correspondance, les annonces et autres communications destinées à des publics externes et internes ;
- Rédiger les lettres de communication de la faculté, au nom du doyen associé ;
- Apporter un soutien administratif au vice-doyen chargé de la recherche dans le suivi des mesures du plan de recherche stratégique ;
- Fournir un soutien administratif pour les réunions liées à la recherche ;
- Apporter un soutien administratif à l'examen annuel des centres de recherche et des installations de base de la recherche ;
- Apporter un soutien administratif au responsable des subventions stratégiques.

Opérations administratives et générales de bureau
- Préparer, dactylographier, mettre en forme et éditer des documents. Vérifie que les documents sont complets et vérifie la grammaire et l'orthographe. Rédiger la correspondance de routine ;
- Assurer la maintenance des photocopieurs et des imprimantes. Organise l'entretien du matériel de bureau ;
- Trier et rediriger le courrier et les télécopies. Préparer des dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant des informations, le cas échéant ;
- Effectuer des tâches de bureau générales, telles que la commande de fournitures, l'impression, la photocopie, la télécopie, la numérisation et l'envoi de courriers ;
- Signaler au directeur du bâtiment, le cas échéant, les problèmes liés au bureau ;
- Conserver et mettre à jour les dossiers. Maintenir un système de classement administratif et prendre des dispositions pour l'archivage ;
- Collaborer avec le superviseur et le chargé de recherche à l'établissement des priorités de travail ;
- Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Autres compétences et/ou aptitudes

Diplôme de premier cycle dans une discipline connexe, de préférence dans le domaine de la santé ou de l'éducation. Expérience des procédures et structures universitaires. Capacité à respecter des délais serrés. Capacité à hiérarchiser des demandes multiples et variées, à évaluer des situations complexes et à déterminer les priorités. Capacité à anticiper les problèmes, à en identifier la source et à proposer des solutions. Capacité