Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif - Quebec City, Canada - Ministère de la Santé et des Services sociaux

Ministère de la Santé et des Services sociaux

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Le **ministère de la Santé et des Services sociaux **est présentement à pourvoir **deux emplois réguliers **d'adjointe administrative ou d'adjoint administratif au sein de la Direction générale de la coordination réseau et ministérielle et des affaires institutionnelles:

- Un emploi au sein de la Direction de l'éthique et de la qualité située au 1075, chemin Sainte-Foy, à Québec.
- Un emploi au sein de la Direction des affaires intergouvernementales et internationales située au 1075, chemin Sainte-Foy, à Québec ou au 2021, avenue Union, à Montréal.
- L'entrée en fonction est prévue en juillet 2023._

**Attributions**:
Sous la responsabilité de la directrice de l'unité administrative visée, la personne titulaire de l'emploi effectue différents travaux de soutien administratif afin de favoriser le fonctionnement efficace de l'unité administrative. À cet égard, elle est notamment appelée à:

- Assurer l'enregistrement et le suivi des dossiers par le biais du système ministériel de correspondance;
- Assurer la mise en forme de documents (rapports, notes, lettres, tableaux, etc.) ainsi que la qualité linguistique et de l'orthographe;
- Maintenir à jour l'agenda et organiser les réunions;
- Assurer la gestion des courriels en vérifiant la pertinence et le niveau de priorité des demandes de convocation en concertation avec la personne concernée;
- Assurer le suivi des communications, du système de classement et du courrier;
- S'assurer de l'accueil de visiteurs et de l'organisation des rencontres en virtuel et présentiel impliquant diverses parties prenantes à l'interne et à l'externe.
- **Le nombre d'heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures avec possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel).**_

**Exigences de l'emploi**:
1. Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d'études pertinentes dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente. Une personne est également admissible si elle est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l'obtention du diplôme requis.

OU

Détenir un diplôme d'études secondaires équivalant à une 11eannée ou à une 5e année du secondaire reconnue par l'autorité compétente ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

ET

Posséder une année d'expérience pertinente aux attributions de la classe d'emplois d'agente ou d'agent de secrétariat. Une personne qui a un nombre d'années de scolarité inférieur à une 11e année ou à une 5eannée du secondaire peut compenser chaque année de scolarité manquante par deux années d'expérience de travail rémunéré ou non, incluant la charge de travail familiale.
- Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l'objet d'une évaluation comparative (attestation d'équivalence) délivrée par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration.

2. Posséder la citoyenneté canadienne ou le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l'autorité fédérale compétente.

3. Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

**Autres éléments du profil recherché**:
La personne recherchée possède une excellente connaissance du français écrit et des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Elle fait preuve d'autonomie et d'initiative, en plus de démontrer une grande rigueur dans l'exercice de ses fonctions. Elle a de bonnes habiletés de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, et est en mesure d'interagir avec plusieurs personnes dans différents contextes.

Également, la personne recherchée:

- Est méthodique, organisée et a de la facilité à gérer les priorités en fonction des échéanciers;
- Fait preuve de jugement, de tact et de discrétion, notamment dans un contexte où les documents traités sont parfois confidentiels jusqu'à leur diffusion;
- Est en mesure de gérer plusieurs dossiers à la fois.

**Période d'inscription**: 6 au 19 juin 2023 à 23 h 59

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 38 352,00$ à 49 036,00$ par an

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : Télétravail hybride à Québec, QC G1S 2M1