Administrative Assistant, Family Services - Halifax, Canada - Province of Nova Scotia

Province of Nova Scotia

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Halifax, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Administrative Assistant, Family Services (Secretary 2) (Bilingual), Term**, HALIFAX**

**Justice**
- Notre objectif est d'avoir une main-d'œuvre diversifiée représentative de la population que nous servons, et ce, à tous les niveaux d'emploi. Le gouvernement de la Nouvelle-Écosse a adopté une politique d'équité en matière d'emploi, et nous invitons les demandes de personnes autochtones, afro-néo-écossaises et d'autres groupes raciaux visibles, de personnes handicapées et de femmes pour des emplois ou des postes où ces personnes sont sous-représentées. Si vous êtes membre d'un de ces groupes, nous vous encourageons à l'indiquer dans votre formulaire de demande, votre lettre d'accompagnement ou votre curriculum vitæ._

**À notre sujet**:
La Division des services judiciaires du ministère de la Justice de la Nouvelle-Écosse se consacre à offrir d'excellents services et à assurer l'administration juste et accessible de la justice.

**Au sujet de cet emploi**:
Dans ce rôle, vous offrez du soutien en matière de secrétariat et d'administration aux directeurs de la Division des services judiciaires.

**Responsabilités principales**:

- Répondre aux demandes des clients, des intervenants, de la communauté juridique, de la magistrature, des agences et des fournisseurs
- Transcrire et maintenir un système de classement et de conservation des dossiers
- Préparer la correspondance, les rapports, les feuilles de calcul électroniques
- Préparer les présentations
- Aider avec les projets spéciaux

**Qualifications et expérience**:
Vous avez d'excellentes capacités de dactylographie et de transcription, et vous maîtrisez les produits de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Vous avez une connaissance pratique des transactions financières, des factures, des comptes créditeurs et du travail avec des fournisseurs.

Pour occuper ce poste, vous devez faire preuve d'initiative et travailler de façon efficace sous une supervision mínimale dans un environnement stimulant qui évolue constamment. Vous faites preuve d'une grande indépendance et vous savez utiliser vos compétences en matière d'organisation, d'administration et de relations interpersonnelles. Vous utiliserez souvent vos compétences en communication efficace et votre capacité d'interagir avec les autres membres du personnel, les membres de la profession juridique, les hauts fonctionnaires du gouvernement, la magistrature, les fournisseurs et les membres du public. Vous devez également avoir un grand souci du détail.

La connaissance du système judiciaire est un atout.

Nous évaluerons les qualités ci-dessus à l'aide d'un ou de plusieurs des outils suivants : examen écrit, test standardisé, présentation orale, entrevue et vérification des références.

**Équivalence**:
Les équivalences doivent inclure, entre autres:

- 4 ans d'expérience pertinente dans le domaine de l'administration et du secrétariat
- 2 ans d'études pertinentes en gestion de bureau en plus de 2 ans d'expérience connexe

Les équivalences en matière de formation et d'expérience doivent être clairement expliquées.

**Avantages sociaux**:
Selon le type d'emploi et l'entente avec le syndicat, le gouvernement de la Nouvelle-Écosse offre à son personnel une vaste gamme d'avantages sociaux tels qu'une assurance des soins de santé, une assurance des soins dentaires, une assurance-vie, un régime de pension, un programme de congés de maladie à court et à long terme, des vacances et un programme d'aide aux employés et à leur famille. Cliquez ici pour en savoir plus sur les avantages sociaux et les critères d'admissibilité (en anglais seulement).

**Conditions de travail**:

- La semaine régulière de travail est de 35 heures par semaine, 7 heures par jour.
- Des heures supplémentaires peuvent être nécessaires à l'occasion.
- Vous travaillez typiquement dans un environnement de bureau confortable.
- Vous passez des périodes considérables à un bureau.
- Vous devez traiter de multiples priorités et faire preuve d'exactitude et de souci du détail.

**Renseignements supplémentaires**:
Un niveau accru de contrôle de sécurité est requis pour les postulants et postulantes externes.

Il s'agit d'un poste doté pour une période déterminée dont la date de fin prévue est le 31 mars 2025. Le type de poste (temporaire ou à durée déterminée) dépend de la date de début de la personne retenue et de la durée de la vacance du poste, conformément à la convention collective.

Le 6 octobre 2021, le gouvernement de la Nouvelle-Écosse a annoncé que la vaccination complète est une condition d'emploi pour tous les nouveaux employés.

**Ce que nous offrons**:

- Des services de développement de carrière où vous aurez accès à des conseils, des outils, des ressources et de la formation continue à toutes les étapes de votre carrière.
- Lieu de travail stimulant. Notre personnel se sent apprécié, r