Agent(E) de Bureau, Classe Principale - Montréal, Canada - Centre de services scolaire de Montréal

Centre de services scolaire de Montréal

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Montréal, Canada

3 hours ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Le CSSDM recherche des agent-e-s de bureau, classe principale pour le Bureau du recrutement pour combler des **postes réguliers**.

L'agent-e de bureau classe principal est responsable de la coordination, de la direction et du contrôle d'un ensemble de travaux effectués par du personnel de soutien administratif. Il travaille également en étroite collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de complexes et spécialisées.

**Principales attributions**:

- En collaboration avec les autres agents de bureau classe principale de l'équipe:

- planifie, organise et distribue les travaux
- détermine l'échéancier des travaux
- s'assure que les travaux sont effectués dans les délais prévus
- assure le suivi des dossiers à caractère confidentiel ou plus complexes, en collaboration un cadre du bureau, et assure un premier niveau de suivi des plaintes, le cas échéant
- vérifie les travaux effectués et effectue un contrôle qualité des processus
- valide et envoie la liste des nouveaux engagés
- donne son avis sur la qualité des travaux effectués dans un objectif d'amélioration.
- fait un état de la conformité des processus et du respect des échéanciers, de façon hebdomadaire à la coordonnatrice
- Prend en charge les opérations liées au recrutement:

- Génère quotidiennement les lettres de bienvenue des nouveaux employés à l'aide du logiciel RH-Outils.
- Pour ce faire, effectue des:

- suivis auprès des nouveaux employés
- vérifications administratives pré-embauche
- appels auprès des nouveaux engagés
- séances d'authentification de documents
- etc.
- Conseille l'ensemble de l'équipe pour les questions reliées aux tâches et outils de travail des agents de bureau classe principale. Agit comme personne-ressource / expert auprès de l'équipe et de la coordonnatrice au niveau des processus de travail et des outils de travail des agents de bureau classe principale.
- Formule des suggestions et des recommandations afin d'améliorer les processus et travaux sous sa responsabilité.
- Analyse les problématiques, propose des solutions, participe à des rencontres liées à l'amélioration des processus qui touchent les tâches des agents de bureau classe principale.
- Participe à l'accueil des nouveaux agents de bureau classe principale et des stagiaires:

- accueille, forme, accompagne et supporte au quotidien les nouveaux membres de l'équipe. Joue un rôle d'expert.
- établit et mets en œuvre un plan de formation; planifie les formations avec les formateurs
- mets à jour en continu le plan de formation et en fait le suivi auprès de la coordonnatrice.
- Répond aux appels reçus sur la N1 (service à la clientèle) au niveau du recrutement.
- Rédige les cahiers de bord et développe des outils de suivis et s'assure qu'ils sont à jour. S'assure que les méthodes de travail décrites dans ceux-ci sont respectées
- Organise et tient à jour un système de classement des divers dossiers du bureau et en assure suivi rigoureux
- Tient à jour et produit, sur demande, diverses requêtes statistiques relatives à son travail.
- Réceptionne le courrier et le distribue aux membres de l'équipe
- Transige tant à l'interne qu'à l'externe sur des questions relevant de sa compétence.
- Voit à l'organisation de diverses réunions, convoque les participants à des réunions, recueille par écrit ou verbalement les divers sujets qui feront l'objet de discussion, transcrit à l'aide d'un logiciel de traitement de texte l'ordre du jour et prépare les dossiers nécessaires
- Accomplit, sur demande, toute autre tâche connexe à sa fonction

**Qualifications requises**:

- Détenir mínimalement un diplôme de 5e année du secondaire (DES) ET avoir mínimalement deux (2) années d'expérience pertinente.

**Exigence particulière**:

- Réussir le test d'aptitudes en lien avec la fonction d'agent de bureau classe principale.

**Atouts**:

- Connaissance des logiciels suivants: Paie-GRH, Atlas, Cisco-Finesse, TEAMS, SRH outils
- Expérience dans le milieu de l'éducation, municipal, gouvernemental ou para gouvernemental.

**Profil recherché**:

- Leadership et entregent
- Rigueur, autonomie, imputabilité
- Capacité d'organisation et de planification des activités
- Excellente gestion du temps et des priorités
- Connaissance et maitrise des principes de base d'un bon service à la clientèle
- Maîtrise des différents logiciels et outils de bureautique (Excel, Access, Word);
- Maîtrise de la langue française aussi bien à l'oral qu'à l'écrit.

**Conditions de travail et rémunération**:
Taux horaire variant entre 23,12$ à 26,31$/heure, selon votre scolarité et vos expériences de travail.- Le personnel du Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) est soumis à la Loi sur la laïcité de l'État. Cette Loi prévoit, entre autres choses, l'obligation pour