- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
- Posséder une (1) année d'expérience pertinente.
- Maîtrise de l'environnement Microsoft 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
- Ouverture, flexibilité, souplesse et grande capacité d'adaptation;
- Capacité à gérer un grand volume de dossiers et à travailler sous pression;
- Sens développé de l'organisation et autonomie;
- Excellent jugement et bonne gestion des priorités;
- Rigueur;
- Patience, diplomatie et discrétion,
- Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite, un atout.
Agente ou agent de secrétariat niveau 2 – Poste surnuméraire - Varennes, Canada - Institut national de la recherche scientifique
Description
à Varennes
Offre d'emploi n° 24033
Affichage interne et externe | 18 mars 2024 au 2 avril 2024
S ommaire de la fonction
Relevant du gestionnaire de l'administration du Centre, la personne effectue, sous encadrement immédiat et en collaboration avec les autres employé.e.s, une variété de travaux de secrétariat selon des méthodes et procédures établies. Elle assure l'approvisionnement en matériel d'usage courant dans le Centre, la livraison des biens reçus à ses destinataires, la vérification du bon fonctionnement de certains accessoires et appareils, et la récupération et la disposition de produits usés, selon les normes de sécurité établies.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne reçoit, filtre et place des appels téléphoniques. Elle assume la responsabilité d'un système de classement, elle ouvre, trie et distribue le courrier. Elle contribue à compléter des rapports de comptes de dépenses et compile diverses données.
Elle tient l'inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau et en assure l'approvisionnement.
Elle transcrit et effectue la mise en page des documents, notes de service, lettres, étiquettes ou autres documents de nature simple. Elle remplit divers formulaires, tels que les demandes de paiement et peut, au besoin, rédiger ou transcrire de la correspondance relative aux demandes de renseignements d'ordre courant.
Elle fournit, lorsque requis, de l'information d'ordre général. Elle communique avec les personnes concernées, afin d'obtenir ces informations.
Elle effectue l'expédition et la réception des marchandises et en fait la distribution. Elle saisit les réceptions au système informatique de gestion et assure l'étiquetage d'inventaire desdits biens avant leur distribution.
Elle fait la mise à jour de l'inventaire des biens du Centre lors de leur réception et de leur disposition dans les différents systèmes en place.
Elle s'assure du respect des règles et des règlements gouvernementaux en vigueur pour les envois par voie terrestre ou aérienne de certains produits dangereux. Elle tient l'inventaire des cartes et des clés des bâtiments du Centre, en fait la distribution et la récupération et enregistre les informations dans le système en place.
Elle effectue, lors de la réception des marchandises, la vérification de l'étiquetage conformément au système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT). Elle collige les fiches signalétiques des différents produits et les classe au fichier central selon la procédure établie.
Elle accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d'un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
Expérience
Autr es
Lieu d e travail
Institut national de la recherche scientifique
Centre Énergie Matériaux Télécommunications
1650, boulevard Lionel Boulet
Varennes (Québec) J3X 1S2
Traitement
Poste à temps complet : 35 heures par semaine.
Conformément à l'échelle salariale classe 3, le salaire d'agent.e de secrétariat niveau 2 peut varier entre 23,57 $ et 26,74 $ de l'heure selon l'expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l'Université du Québec (SCUQ).