Représentant(e) de soutien sur le terrain/Field Representative II, Area Customer Service - Montréal, QC

Coordonnateur(trice) du service à la clientèle – Secteur · Le Représentant de soutien sur le terrain est responsable d'appuyer les opérations quotidiennes d'un ou de plusieurs emplacements de Services gérés, incluant une ou plusieurs des fonctions suivantes : production et fini ...

Job description

Coordonnateur(trice) du service à la clientèle – Secteur

Le Représentant de soutien sur le terrain est responsable d'appuyer les opérations quotidiennes d'un ou de plusieurs emplacements de Services gérés, incluant une ou plusieurs des fonctions suivantes : production et finition de copies, d'impression et de numérisation, exploitation d'un centre de courrier et de messagerie, tenue de registres et de rapports de facturation. Le poste soutient les Services gérés de la région lors des mises en œuvre, remplace le personnel absent ou en vacances à travers les sites Ricoh des Services gérés. Responsable de soutenir les objectifs opérationnels à tous les sites clients existants dans un territoire géographique.

Représentant de soutien sur le terrain

Responsabilités :

• Maintient des guides de procédures du site, des formulaires et des registres précis, complets et à jour;
• Recueille les données nécessaires à la préparation du rapport de gestion mensuel, selon les directives du gestionnaire/superviseur du site;
• Commande le papier, le toner et autres fournitures de bureau;
• Aide le gestionnaire ou le superviseur du site à proposer des améliorations aux processus et procédures nouveaux ou existants;
• Participe à la formation des nouveaux employés et du personnel en place;
• Doit être en mesure de se présenter et de travailler dans divers emplacements clients des Services gérés au sein d'un territoire géographique, selon les besoins opérationnels et l'horaire établi;
• Autres tâches assignées par le gestionnaire;
• En l'absence du personnel sur place, peut exécuter certaines ou toutes les tâches suivantes :

COURRIER :

• Traite tout le courrier entrant et sortant;
• Exécute d'autres fonctions de la salle du courrier, telles que la préparation de colis, incluant le tri, le classement, l'emballage et le traitement des envois vers divers emplacements;
• Classement et étiquetage de documents et de matériel à des fins d'entreposage et de récupération;
• Expédition et réception, incluant le déplacement de boîtes ou d'équipement;
• Fournit un service de messagerie pour la collecte et la livraison du courrier et des travaux de copie, sur le campus et hors site.

COPIE :

• Assiste au Centre de copies et réalise toutes les fonctions requises pour l'exécution et la livraison des demandes de copie. Peut inclure l'utilisation de relieuses, plieuses, plastifieuses, etc.;
• Effectue la numérisation et l'indexation des documents du client;
• Effectue le dépannage de base (p. ex. : bourrages papier) sur tout l'équipement utilisé dans le Centre Ricoh.

GÉNÉRAL :

• Effectue les fonctions de réception à l'accueil;
• Participe à la coordination des tâches afin de respecter des échéances et des engagements de service précis;
• Gère tous les aspects du Centre Ricoh en l'absence du gestionnaire/superviseur du site.

Qualifications :

• Diplôme d'études secondaires ou expérience équivalente
• Minimum d'un an d'expérience dans une salle de courrier, un centre de copies ou en service à la clientèle

Compétences :

• Expérience requise avec un photocopieur, un numériseur, une imprimante, une perforatrice, de l'équipement de reliure, une agrafeuse électrique, des balances, des assembleurs et l'équipement connexe
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à développer rapidement des relations professionnelles
• Capacité démontrée à gérer plusieurs tâches simultanément
• Forte motivation personnelle pour atteindre les résultats
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite
• Connaissance de base des applications Microsoft Office 365
• Toujours projeter une image professionnelle auprès des clients et des fournisseurs
• Capacité à soulever jusqu'à 50 lbs, au besoin

Autre :

• Projeter une image professionnelle en tout temps auprès des clients et des fournisseurs.

Area Customer Service Coordinator

The Field Support Representative is responsible for supporting the daily operations of one or more Managed Services locations including any or all of the following: copy, print and scanning production and finish work, operation of a mail and courier centre, maintaining billing logs and reports. The position supports the region's Managed Services during implementation, fills in for absences and vacations throughout the Ricoh Managed Services locations. Responsible for supporting operational objectives at all existing customer sites within a geographic territory.

Field Support Representative

Responsibilities:

• Maintains accurate, complete and up-to-date Site Procedure Guides, forms and logs;
• Collects data for the completion of the monthly management report as directed by the Site Manager/Supervisor;
• Orders paper, toner and other office supplies;
• Assist Site Manager or Supervisor in offering suggestions for improvement to new or existing process and procedures;
• Assist in the training of new and existing employees;
• Must be able to report to and work at various Managed Services client locations within a geographic territory based on business needs and as scheduled;
• Other duties as assigned by manager.
  In the absence of onsite personal, may perform any of, but is not limited to the following duties

MAIL:

• Process all incoming and outgoing mail;
• Performs other mailroom functions such as mail fulfillment, which includes sorting, filing, packaging and processing shipments for delivery to multiple locations;
• Filing and labeling of documents and other material for storage and retrieval;
• Shipping and receiving including the movement of boxes and or equipment;
• Provides courier service for the pickup and delivery of mail and copy jobs, on campus and offsite.

COPY:

• Assist in the Copy Centre and performs all functions required for the delivery and completion of all copy requests. May include the usage of binding, folders and laminators, etc.;
• Perform scanning and indexing of client documents;
• Performs basic troubleshooting (ie. Paper jams) on all equipment used within the Ricoh Centre.

GENERAL:

• Performs front desk receptionist duties;
• Assists in the coordinating of work assignments to meet specific deadlines and service deliverables;
• Manage all aspects of the Ricoh Centre in the absence of the Site Manager/Supervisor.

Qualifications:

• High School Diploma or equivalent work experience
• Minimum of 1 year experience working in a mail room, copy centre or customer service

Skills:

• Require experience in use of a photocopier, scanner, printer, hole driller, bindery equipment, electric stapler, scales, collators and related equipment
• Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
• Demonstrated ability to multitask
• Strong self-motivation to drive results
• Excellent verbal and written communication skills
• Basic knowledge of Microsoft Office 365 applications
• Always present a professional image to customers and vendors
• Ability to lift to 50 lbs. as required

Other:

• Present a professional image at all times to customers and vendors