Adjoint-e Administration - Montréal, Canada - Agence dada

Description

Dada est à la recherche d'un.e adjoint.e, administration et culture. Une personne attentionnée et rigoureuse, dont le sens de l'organisation « frôle l'obsession » Cette personne doit être reconnue pour l'attention qu'elle porte aux détails dans le travail et auprès des gens. Elle doit aussi être proactive et de ne pas s'en tenir à une liste descriptive de tâches. Elle doit être une véritable pieuvre, capable de polyvalence et d'actions multiples. Pour nous, cette personne est le pivot central de l'agence, celle qui accueille les gens, les reconnait, leur offre des attentions, prépare les rencontres, organise ce qu'il y a à organiser, fait vivre la culture, organise les événements.

Chez Dada, on amplifie le potentiel d'affaires des organisations avec amour et pertinence. En misant sur la création collaborative et la réconciliation de marque, on accompagne les organisations pour tous leurs besoins en communication et marketing. De la stratégie, en passant par le contenu, la création jusqu'au déploiement, nous les aidons à avoir un impact positif. En tant qu'agence indépendante à propriété féminine, on figure au 19e rang au Canada et au 5e rang au Québec des meilleurs lieux de travail pour les entreprises de 50 employé-es et moins selon Great Place to Work.

Comme on aime bien montrer l'exemple, ce que l'on prône pour nos clients, on l'applique aussi chez nous. On croit donc que des personnes heureuses qui bénéficient de belles conditions, c'est la norme du monde moderne, d'où rémunération globale avantageuse incluant de multiples avantages que nous offrons.

Un horaire de 4 jours par semaine du lundi au jeudi;
5 semaines de vacances dès la première année;
Des assurances tout incluses payées à 50% par l'agence;
Un service de télémédecine 24/24, 7/7 payé par l'agence;
Un abonnement VIP pour 2 personnes au Bota Bota;
Une allocation pour paiement de cellulaire;
Une allocation pour paiement de frais de transports collectifs;
Des formations;
De beaux bureaux fenêtrés en plein cœur du Vieux-Montréal;
Et bien plus

DESCRIPTION GÉNÉRALE

**La personne assumera les responsabilités suivantes**:
ADMINISTRATION

Assurer l'accueil des invité.es et préparer les salles de rencontre.
Assurer et gérer les commandes (bureautique, papeterie, épicerie, etc.).
Faire les suivis annuels des fournisseurs corporatifs de l'Agence et assurer la renégociation et les renouvellements (assurances, photocopieur, cellulaire, logiciels, etc.).
Veiller à la gestion de l'entretien des bureaux de l'agence avec l'équipe d'entretien.
Gestion des horaires de production (avec l'outil ClickUp).
Gérer l'inventaire web - serveur informatique, licences, accès et autres.
Gérer le parc informatique de l'agence.
Intégrer les textes de blogue et le contenu sur le site web et en assurer la mise à jour.
Préparer tous les documents administratifs liés aux appels d'offres.
Traiter et codifier les factures fournisseurs.
Faire les comptes de dépenses de la direction.
Organiser l'événement des portes ouvertes en agence.

CULTURE

Contribuer à la joie de vivre de l'équipe au quotidien.
**Assurer l'organisation d'événements**: lunch and learn mensuels, activités d'équipes, ateliers de formation, activités sociales, anniversaires des employé.es, party de noël, etc.
Gérer le calendrier de vacances avec la directrice, culture et administration.
Assurer le suivi des absences, des journées de maladie et des congés.
Assurer la mise à jour des politiques internes et des outils RH de l'agence sous la supervision de la directrice culture et administration.
Préparer la paie des employé.es aux deux semaines.
Assurer l'accueil des nouveaux employés avec la directrice culture et administration.
Faire vivre la culture dada avec différents projets spéciaux (moments de vérités, party de Noël, etc.).
Recevoir des CV, accuser la réception systématique et faire les suivis nécessaires.
Assurer la gestion logistique des dialogues talent biannuels et des évaluations 360.
Gérer l'organisation des formations après les dialogues talent.
Veiller au suivi du parcours talent et des moments de vérité.

EXIGENCES/COMPÉTENCES RECHERCHÉES

Expérience

Diplôme d'études en communications ou marketing ou toute expérience jugée pertinente.
Maîtrise parfaite du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Connaissance de l'anglais.
Bonne maîtrise des TI et grande capacité d'apprentissage (logiciels et outils en ligne).
Connaissance des logiciels Harvest et ClickUp - un atout.
Connaissance du système de paie ADP - un atout.

Autres

Sens de l'organisation et capacité à effectuer des suivis rigoureux.
Excellentes aptitudes de gestion du temps.
Autonomie, initiative et bon jugement.
Aptitude à travailler dans un milieu en constante évolution, où les activités se déroulent à un rythme rap