Agent(E) de Soutien Administratif, Classe I - Montréal, Canada - Cégep de Trois-Rivières

Cégep de Trois-Rivières

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Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Qualifications requises**:

- Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente;
- Bonne connaissance des logiciels de la suite Office et capacité d'utiliser des logiciels spécialisés, notamment Outlook;
- Bonne connaissance de la langue française parlée et écrite; *
- _Réussir les tests de connaissances exigés par le collège, le cas échéant, sur les exigences mentionnées ci-haut. Note de passage : 60%._

**Rôles et responsabilités**:
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

La personne titulaire de ce poste:

- Accueille les visiteurs, répond à leurs demandes ou les oriente vers les personnes qui peuvent les renseigner;
- Reçoit et achemine les appels téléphoniques, les courriels et les MIOS, prend des messages, donne des renseignements et fait le suivi;
- Tient à jour les dossiers, assortit, classe et repère des documents selon les principes de gestion documentaire en usage au collège;
- Gère l'agenda des aides pédagogiques et des conseillers d'orientation, planifie des réunions et des rencontres;
- Contacte la clientèle, confirme ou modifie les rendez-vous;
- Voit à l'organisation matérielle des réunions : réserve les locaux, convoque les participants et prépare les dossiers nécessaires;
- Transcrit des documents, des textes, des notes de service, des listes d'étudiants, des tableaux, des rapports, et la correspondance courante;
- Traite les inscriptions tardives et les commandites, vérifie les documents, fait le suivi du dossier;
- Complète des formulaires, prépare des réquisitions, des demandes de travail, les achemine et en fait le suivi auprès des autres services du collège;
- Compile diverses données, statistiques, dresse des tableaux et les tient à jour;
- Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.

**Informations destinées aux employés internes**:

- Service : Service de l'API et de l'orientation
- Lieu de travail : Pavillon des sciences
- Horaire de travail : 8h30 à 12h et 13h à 16h30
- Supérieure immédiate : Madame Julie Robitaille
- Prédécesseur : Madame Vicky Gosselin