Gestion Immobilière - Montréal, Canada - Canderel

Canderel

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Sommaire des Fonctions
L'administrateur immobilier relève du gestionnaire principal immobilier (GPI) et est chargé d'assurer un recouvrement fiable, rapide et efficace des loyers, de tenir à jour les baux et les dossiers des locataires et de gérer les comptes créditeurs.

**Principales Responsabilités**:

- Fournir un excellent service aux clients en faisant preuve d'intégrité, de respect et en étant axé sur les résultats.
- Fournir aux locataires les avis de loyer et les factures en temps voulu (y compris les loyers échelonnés, les loyers libres, etc.);
- Vérifier l'exactitude des résumés des baux et des loyers;
- Assurer la liaison avec l'administrateur des baux pour veiller à ce que les frais de la période d'occupation soient facturés en conséquence (services publics et nettoyage);
- Assurer le recouvrement des loyers et des factures supplémentaires;
- Déterminer quels comptes débiteurs nécessitent un rapprochement pour recouvrer les arriérés;
- Aider le GPI et le directeur général (DG) à résoudre les coûts d'occupation, les escalades et les divergences de facturation;
- Examiner le fonds de promotion et fournir la liste des augmentations de l'IPC à saisir dans le Yardi;
- Obtenir les ventes brutes mensuelles et annuelles des locataires, mettre à jour les rapports et organiser la facturation du pourcentage de loyer;
- Examiner les rapports de contrôle mensuels du MRI pour identifier les problèmes et prendre des mesures correctives (Listes de loyers des locataires, génération de factures, EFT, arriérés de paiement);
- Maintenir les procédures de comptabilité/facturation en accord avec les politiques du siège social;
- Coordination de la mise à jour globale annuelle des montants de la préfacturation, en veillant à ce que tous les calculs spéciaux soient pris en compte dans les montants de la préfacturation et à ce que les lettres informant les locataires du nouveau taux soient envoyées en temps utile;
- Passer en revue les comptes débiteurs et appeler les locataires pour les arriérés en cours, préparer le commentaire des comptes débiteurs pour l'examen interne et le rapport mensuel;
- Coordonner les recouvrements de fin d'année et les escalades fiscales avec les directives de GPI, DG et du comptable;
- Fournir au comptable ou au GPI les sections pertinentes du bail concernant les loyers des locataires et les coûts de location;
- Vérification et codage de toutes les factures des fournisseurs via AvidXchange;
- Dépôt des chèques de loyer et rapprochement des relevés bancaires;
- Remplir les feuilles de calcul des services publics pour les factures et les charges à payer;
- Aider à la préparation du budget sur demande;
- Préparer les lettres et la correspondance générale;
- Aider l'administrateur de bureau à suivre et à vérifier toutes les transactions par carte de crédit et fournir les documents nécessaires pour facturer les locataires, le cas échéant;
- Suivre les factures des fournisseurs afin de les faire correspondre avec les factures des locataires pour les services supplémentaires;
- S'acquitter d'autres responsabilités connexes, sur demande, de temps à autre.

**Exigences**:

- Au moins cinq ans d'expérience dans un rôle administratif lié au bail ou à la propriété, de préférence;
- Excellente connaissance de Word, Excel et Lotus Notes;
- Connaissance pratique du système comptable Yardi et d'Payscan, un atout.

**Qualifications**:

- Orienté vers le client/centré sur le client;
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale;
- Favorise un environnement de travail en équipe avec une attitude positive et professionnelle;
- Faire un effort supplémentaire pour comprendre et répondre aux besoins des clients;
- Flexibilité face à des conditions de travail changeantes, y compris les interruptions, et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois;
- Capacité à travailler de manière indépendante et sous pression, à respecter les délais.