School Secretary - Dorval, Canada - Lester B. Pearson School Board
Description
SCHOOL/CENTRE SECRETARYPEARSON ELECTROTECHNOLOGY CENTRE
5000 Rene-Huguet, Lachine, QC. H8T 1M7
**Director**: Marilyn Aon
**Status of post**: Replacement, full-time
**Start date**: Immediate
**End date**: June 2023, or another date determined by the Board.
**Working Schedule**: 35 hours per week/ 8;30am-4;30pm
**Qualifications**:
Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have four (4) years of pertinent experience.
AND
Have a basic knowledge of office automation.
AND
Hold a certificate dated no more than three (3) years attesting to the successful completion of:
a standard first aid course of a minimum eight (8)-hour duration.
a refresher course of a minimum six (6)-hour duration updating the skills acquired in the course mentioned in subparagraph 1
**Other Requirements**:
Bilingual (English and French)
Excellent knowledge of Microsoft Office and general secretarial procedures
Testing required
Knowledge of Google docs/sheets and forms
Knowledge of JADE/TOSCA DOFIN and PAIE systems would be an asset
Knowledge of entry of absences and substitution in the payroll system would be an asset
Must demonstrate strong interpersonal, organizational and time management skills
Receptive and friendly attitude
Familiarity with how a school functions on a daily basis would be an asset
Strong communication skills
Ability to work additional hours in the evening throughout the school year (e.g., curriculum night, parent conferences)
Knowledge of the student registration process would be an asset
Ability and disposition to positively intervene and support students with various needs
**Salary scale as per the IASS' Collective Agreement**:
$ $27.10 per hour
Nature of the work
In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or center by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training center secretaries.
Daily Tasks/Dossiers
**Assists Centre Director in the general running of the Centre**:
Booking Centre Director appointments
Assists in event coordination and planning at the centre
Responsible for monitoring teacher & staff absences, vacation days, sick days etc.
Prepares list and organizes teacher substitution (day & evening classes; daytime 8-3pm evening classes 3:30-10:30pm)
Responsible for general accounting, invoicing, keeping track of all PO's, payroll, bank deposits, bank records
Purchases all main office supplies, student uniforms, promotional items and maintains bookroom
Contact person for cafeteria & vending services
Gathering ASP corporate files for training
SECRÉTAIRE D'ÉCOLE OU DE CENTRE
Centre d'électrotechnologie Pearson
5000, René-Huguet, Lachine, QC. H8T 1M7
**Directrice**: Marilyn Aon
**Statut du poste**: Remplacement à temps plein
**Horaire de travail**: 35 heures par semaine/ 8 h 30 à 16 h 30
**Date de début**: Immédiate
**Date de fin**: juin 2023 ou une autre date à déterminer par la commission scolaire
**Qualifications requises**:
Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d'un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d'un diplôme ou d'une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.
ET
Avoir des connaissances de base en bureautique
ET
Être titulaire d'un document datant d'au plus trois (3) ans attestant la réussite:
1-Soit d'un cours de secourisme général d'une durée mínimale de huit (8) heures;
2-Soit d'un cours d'appoint d'une durée mínimale de six (6) heures visant la mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours mentionné au paragraphe précédent.
**Autres exigences**:
Bilinguisme (anglais et français)
Excellente connaissance de Microsoft Office et connaissance des méthodes générales de secrétariat
Examens requis
Connaissance de Google Docs/Sheets et des formulaires
Connaissance des logiciels JADE/TOSCA, DOFIN et PAIE - un atout
Connaissance de l'entrée des absences et suppléances dans le système de paie - un atout
Excellentes compétences en relations interpersonnelles, en organisation et en gestion du temps
Attitude ouverte et accueillante
Connaissance du fonctionnement quotidien d'une école - un atout
Excellentes compétences en communication
Capacité de travailler des heures supplémentaires le soir durant l'année scolaire (p. ex. soirée du programme, conférences pour parents)
Connaissance du processus d'inscription des élèves - un atout
Capacité et disposition
More jobs from Lester B. Pearson School Board
-
School/centre Secretary
Baie-d'urfe, Canada - 1 week ago
-
Daycare Educator Principal Class
Pointe-Claire, Canada - 3 days ago
-
Technicienne ou Technicien en Éducation
Hudson, Canada - 1 week ago
-
Régisseur ou Régisseuse de Services: de
Dorval, Canada - 2 days ago
-
Daycare Technician
Montréal, Canada - 3 days ago
-
Régisseur ou Régisseuse Des Services de Garde
Dorval, Canada - 4 days ago