Executive Assistant - Montréal, Canada - Castle Hall Diligence

Castle Hall Diligence
Castle Hall Diligence
Verified Company
Montréal, Canada

3 weeks ago

Sophia Lee

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter
Description
**Executive assistant**

MONTREAL

COMPANY DESCRIPTION

Castle Hall Diligence is a leading specialist in operational, investment, ESG and cybersecurity due diligence of alternative and traditional asset managers. With a rapidly growing team of 80+, Castle Hall has become the largest, dedicated due diligence organization worldwide, operating from offices in Montréal and Halifax, Canada; London, UK; Abu Dhabi, UAE; Manila, Philippines, and Sydney, Australia. Castle Hall's core competitive advantage is DiligenceHub, our proprietary online diligence platform, which has helped our clients review diligence across more than 6,000 fund entities.

RESPONSIBILITIES
- Provide support to the CEO across a full range of administrative functions.
- Maximize the CEO's time by proactively identifying and taking accountability for all administrative matters.
- Coordinate meetings and conference calls with clients and prospects.
- Maintain and coordinate the weekly agenda.
- Prepare documents and presentations as required.
- Manage travel arrangements.
- Prepare expense reports.

DESIRED SKILLS AND EXPERIENCE
- College degree or equivalent.
- Minimum 5 years of experience in a similar role.
- Excellent verbal and written communication.
- Bilingualism (French and English).
- Proficiency in Microsoft Office Suite.
- Adaptability and flexibility.
- Proactive in anticipating to the CEO's needs.
- Good judgement and analytical skills.
- Strong time management skills.
- Strong organizational skills.
- High level of confidentiality.
- Autonomy and ability to work with deadlines.
- Warm, energetic and engaging personality.
- Experience in the financial services sector is beneficial but not required.

WHAT WE OFFER
- An opportunity to be part of a highly successful and growing organization.
- Excellent working conditions in a dynamic work environment.
- Benefits plan including health and dental coverage.
- Online wellness portal free to all employees (including fitness, nutrition, meditation and much more).
- Competitive time off for all employees.
- Learning and Development - Reimbursement for relevant designations.

Castle Hall Diligence is an Equal Opportunity Employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.

ASSISTANT(E) ExÉcutif(ve)

MONTRÉAL

DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE

Castle Hall Diligence est une entreprise de premier plan qui se spécialise dans le contrôle diligent des opérations, des investissements, des enjeux environnementaux, sociaux et de gouvernance et de la cybersécurité des gestionnaires d'actifs traditionnels et non traditionnels. Comptant sur une équipe de près de 90 personnes en pleine croissance, Castle Hall est désormais la plus grande organisation au monde spécialisée dans le contrôle diligent. Nous possédons des bureaux à Montréal et à Halifax au Canada, à Londres au RoyaumeUni, à Abu Dhabi aux Émirats arabes unis, à Manille aux Philippines, et à Sydney en Australie. Castle Hall dispose d'un grand avantage concurrentiel : DiligenceHub, notre plateforme exclusive de diligence en ligne, qui a aidé nos clients à analyser le contrôle diligent de plus de 6 000 entités de fonds.

RESPONSABILITÉS
- Soutenir le PDG dans les fonctions administratives.
- Maximiser le temps du PDG en identifiant de manière proactive et en prenant la responsabilité de toutes les tâches administratives.
- Gérer les courriels entrants et les tâches supplémentaires.
- Coordonner les réunions et les conférences téléphoniques avec les clients et prospects.
- Maintenir et coordonner l'agenda hebdomadaire.
- Préparer des documents et des présentations au besoin.
- Gérer l'organisation des voyages.
- Préparer les rapports de dépenses.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE RECHERCHÉES
- Diplôme d'études collégiales ou équivalent.
- Minimum 5 ans d'expérience dans un rôle similaire.
- Bonne communication orale et écrite.
- Bilinguisme (français et anglais).
- Maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Adaptation et flexibilité.
- Une personne proactive en anticipant les besoins du PDG.
- Sens critique et capacité d'analyse.
- Capacité à bien gérer son temps.
- Un bon sens de l'organisation.
- Un niveau élevé de confidentialité.
- Autonomie et capacité à travailler dans des délais serrés.
- Personnalité chaleureuse, énergique et engageante.
- Expérience dans le secteur des services financiers, un atout.

CE QUE NOUS OFFRONS
- L'occasion de faire partie d'une organisation en pleine croissance, dont les résultats sont exceptionnels.
- D'excellentes conditions de travail dans un environnement de travail dynamique.
- Un régime d'avantages sociaux comprenant un compte de gestion santé, ainsi qu'un programme d'assurance médicale et dentaire.
- Un modèle de travail souple permettant de travailler à la fois sur place et à distance.
- La possibilité de travailler au sein d'une entrep
More jobs from Castle Hall Diligence
See all jobs of Castle Hall Diligence